Convite digital para family day da empresa: guia prático

São 21h47 e o grupo do family day da empresa vai em 63 mensagens. Três pessoas perguntam a hora, duas pedem o mapa, uma quer saber se há piscina. Quem organiza responde outra vez o mesmo e a resposta desaparece no meio do resto. Isto resolve-se com um convite digital: escolhem um design no catálogo, preenchem data, sítio e hora, e enviam o link ainda hoje.

O guia abaixo é para quem tem de decidir, não para quem anda a ver ideias. Ficam as decisões que um family day da empresa obriga a tomar: o que mostrar primeiro, como recolher as confirmações, o que muda se chover e o que a ferramenta não faz.

Um convite digital para family day da empresa tem dois públicos

O mesmo link abre-se no telemóvel de uma criança de 7 anos e no portátil da direção. São duas leituras da mesma página. As crianças não leem o programa: procuram o que é para elas. Quem aprova o evento quer data, sítio e hora exatas e um mapa que abra com um toque. Se a primeira coisa que aparece é o nome do diretor-geral, perderam metade da audiência.

• Na primeira cena, um detalhe para as crianças: piscina, futebol ou sobremesa. Vem acima de qualquer nome.
• No segundo bloco, data, hora e sítio escritos como num GPS: «Pavilhão 3, sábado, 11h00». «Manhã de convívio» não diz nada a ninguém.
• Uma foto do ano passado e outra do espaço onde a comida vai ser servida. As fotos encaixam-se sozinhas no lugar e podem ser trocadas depois.
• Um mapa que abre com um toque no telemóvel, sem ninguém ter de copiar a morada para outro lado.

O RSVP que não se perde no grupo de WhatsApp

Sessenta pessoas a escrever «eu vou» e «eu também» não é uma lista, é uma conversa. Dentro do convite, as confirmações chegam numa lista ordenada e ficam todas no mesmo sítio. Deixam de andar atrás de cada pessoa no chat, uma a uma.

Vale a pena configurar as perguntas do formulário: nome, quantas pessoas vêm e um comentário livre. É o suficiente para saber quantas cadeiras pôr. Para menus ou alergias, abram um canal à parte — este formulário não serve para isso e é melhor não o forçar.

Mudar a hora não devia custar um reenvio

O family day mexe-se: chove no pátio, a comida atrasa, muda-se de pavilhão. Editam o convite e o link continua o mesmo. Quem abrir nessa tarde vê a hora, o lugar, o mapa e o código de vestuário já atualizados, sem segunda mensagem e sem reimprimir nada. E o que isto não faz, dito claro: não imprime papel, não manda recordatórios automáticos a quem não respondeu e precisa de um telemóvel, tablet ou computador com ligação. Se a comissão quiser um detalhe físico, a solução sensata é o link para todos e umas poucas cópias impressas para quem as for guardar.

Um family day não precisa de mais mensagens no grupo. Precisa de um link que diga a mesma coisa a todos — e que possa ser corrigido quando a hora muda.

Quanto custa um convite digital para family day da empresa

29,99 EUR por convite, pagamento único, sem subscrição. Abre-se em qualquer navegador, sem instalar aplicação, e a avó vê no telemóvel dela sem pedir ajuda. A coleção tem convites digitais para vários estilos: escolham um, testem a capa de graça, metam até seis fotos e marquem qual é a de capa. Se a ideia é um family day da empresa sem convite de papel, o link fica pronto hoje. Publiquem-no antes que alguém volte a perguntar a hora pelo grupo.