Convite digital: erros que deixam convidados sem confirmar

Faltam quatro dias para a sessão e a lista de presenças continua a ser uma folha de cálculo com células amarelas. As respostas estão espalhadas por três conversas de WhatsApp, um email que ninguém reencaminhou e um papel que ficou em cima da secretária. A frase que se ouve é sempre a mesma — «os convidados não confirmam» — e o mais provável é que o problema esteja no convite digital que se está a usar. Isto resolve-se hoje mesmo: escolhe-se um design no catálogo, personaliza-se e publica-se com um botão.

Quem não confirma raramente está a fazer pouco do evento. Está a adiar uma decisão que o convite tornou incómoda: um anexo para procurar, uma resposta que se perde numa conversa, uma hora que já mudou. Estes são os erros que se repetem em eventos de empresa e a forma de os fechar, um por um.

Erros no convite digital que deixam convidados sem confirmar

Enviar o convite como PDF, ou como captura de ecrã, obriga o convidado a procurar o ficheiro na pasta de downloads precisamente no momento em que decide se vai ou não. E quando a resposta é «confirma aqui no grupo», as confirmações ficam repartidas por três conversas privadas e por um email que ninguém consolidou. No fim, alguém reconstrói a lista numa folha de cálculo e há sempre um «acho que a Maria disse que sim» que ninguém apaga.

• Um link (ou um QR) em vez de um anexo: abre no navegador do telefone, sem instalar nada e sem descargas.
• O RSVP dentro do próprio convite, com as perguntas que o evento precisa e as respostas numa lista ordenada.
• Abrir o link no telefone e no computador antes de o enviar à direção, para não publicar uma capa com a foto errada.
• Editar hora, piso ou código de vestuário depois do envio: o link é o mesmo e ninguém tem de reenviar nada.

Convites digitais para eventos de empresa: o que muda quando o evento muda

Passar o cocktail das 19h00 para as 20h00, ou trocar o piso 12 pelo piso 3, num PDF significa reenviar o ficheiro e confiar que ninguém abra a versão antiga. Num convite digital, a hora, o local, o mapa ou o código de vestuário editam-se depois do envio e todos passam a ver a versão atualizada, mesmo que a mensagem seja a mesma da semana passada. Quem guardou o link no primeiro dia não tem de fazer nada: abre e lê o dado certo.

E há a questão da língua. Uma organização com gente em Madrid, na Cidade do México e em Milão não pode mandar um PDF só em espanhol e esperar que todos confirmem com a mesma facilidade. O site está em sete idiomas e o conteúdo do convite também se configura por idioma. Cada cena aceita textos próprios e até seis fotos, por isso a imagem do evento não se perde na tradução.

Um convite que não se atualiza deixa a lista à espera. Um link que muda quando o evento muda responde antes de o convidado perguntar.

Quanto custa um convite digital de evento corporativo

Um convite digital da Send The Joy custa 29,99 EUR por convite, num pagamento único e sem subscrição. As confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada, e não é preciso andar atrás de respostas por WhatsApp. Se a sala mudar outra vez, edita-se e o link continua o mesmo. O design prova-se grátis antes de pagar: edita-se a capa, vê-se como fica e só depois se desbloqueiam as restantes cenas. Se o evento é na terça, hoje é dia de rever o link — não a lista de nomes.