Invitació digital per a un esdeveniment corporatiu amb ponents

Són les nou del matí i la ponent de Milà és al hall de l'hotel amb el mòbil a la mà. Necessita tres dades i prou: la sala, l'hora local i la franja horària. Si la invitació digital per a l'esdeveniment corporatiu no li dona en tres segons, acaba trucant a recepció. Amb una invitació digital pots tenir-ho enllestit avui mateix: tries un disseny del catàleg, escrius les dades i comparteixes un sol enllaç.

Aquí no parlem d'un PDF ni d'una imatge adjunta. Parlem d'una pàgina web pròpia de l'esdeveniment. Es pot corregir després d'enviar-la i ningú no ha de tornar a buscar cap correu.

Què ha de trobar un ponent internacional a la invitació digital

Qui arriba de fora no té context. No sap on és la sala, ni si l'hora de la invitació és la del seu rellotge o la del país on aterra. La invitació ha de respondre això abans que el ponent hagi de preguntar-ho a ningú.

• Sala, hora local i franja horària juntes: «Sala Oslo, 09:00 CET» s'entén des de l'habitació de l'hotel; «09:00» a seques provoca trucades a la recepció.
• Nom de l'esdeveniment i ciutat sense abreviatures: «Summit Nord, Hamburg» funciona; «SN25» obliga el ponent a preguntar a què ha vingut.
• Una adreça que s'obri amb un toc al mòbil, no un fitxer que s'ha de descarregar, ampliar i tornar a buscar a la safata d'entrada.
• Data sencera i el nom del recinte tal com surt als cartells, perquè el taxista i el ponent acabin al mateix lloc.

Com crear invitacions digitals per a un esdeveniment corporatiu que es corregeixen sense reenviar res

Si la sala passa d'Oslo a Lisboa, l'enllaç és el mateix i el ponent veu la versió actualitzada cada cop que l'obre. No hi ha reenviament, ni un segon correu que només diu «correcció de l'anterior». Canviar l'hora, el mapa o el codi de vestimenta tampoc no obliga a enviar res de nou.

Un sol enllaç serveix per a tot el comitè: s'enganxa al correu de confirmació, es converteix en QR a la pantalla d'acreditació o s'envia per WhatsApp. Ningú no instal·la cap aplicació: s'obre al navegador del mòbil, del portàtil o de la tauleta de la sala d'actes.

Un enllaç que es corregeix sol val més que dos-cents correus que ningú no torna a obrir.

Idiomes, fotos i textos: el detall que delata una invitació improvisada

El contingut es pot configurar per idioma: un ponent de Milà i un altre de Lió llegeixen la mateixa pàgina, cadascun en el seu. Cada text té el seu camp i el seu comptador de caràcters, així la frase de benvinguda no es parteix en dues línies quan canvia l'idioma. I hi caben fins a 6 fotos pròpies, amb portada marcada i substituïble: la façana del recinte i una imatge de l'escenari de l'any passat estalvien paràgrafs als missatges de dubtes.

Confirmacions a la mateixa pàgina, no al WhatsApp

Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada. Les preguntes del formulari es configuren segons l'esdeveniment: per exemple, a quina sessió del dia pensa assistir cada convidat. Qui organitza sap a qui ha d'acreditar sense perseguir respostes per missatges.

Abans de reservar la sala, decideix com arribarà la informació a qui ve de fora. Monta la invitació digital del teu esdeveniment corporatiu i comparteix un enllaç que pots corregir quan vulguis.