Invitació digital: el preu d'un còctel d'empresa

Són les set de la tarda i el cap de comunicació té tres pressupostos de càtering sobre la taula. Els tres proposen el mateix menú, però les xifres ballen. El motiu no és el menjar: un ha comptat 80 persones de peu i l'altre 140, i la barra passa de quatre metres a vuit. Mentre ho discuteixen, el preu de la invitació digital encara no ha entrat a la conversa, i és justament la peça que dirà quantes persones venen al còctel d'empresa i a quina hora arriben. Al catàleg de Send The Joy pots triar un disseny i enviar l'enllaç avui mateix.

Aquí separem les dues partides: el que es paga per metres de barra i el que es paga per tenir la gent confirmada. Saber què pregunta el càtering abans de donar-te una xifra et dona marge per decidir on poses els diners i què pots resoldre amb un enllaç.

El còctel d'empresa es paga per metres de barra, no per caps

Un còctel de peu no es pressuposta per nombre d'invitats, sinó per punts de servei. Quatre metres de barra atenen amb holgura 80 persones de peu; la mateixa barra amb 150 obliga a duplicar els punts de servei i la xifra puja encara que el menú sigui idèntic. El càtering et preguntarà tres coses abans de tancar res: metres lineals de barra, quants cambrers per cada 25 convidats i si l'espai té cuina freda pròpia. Si l'enllaç de la invitació no recull a quina hora arriba cadascú ni si es queda al còctel, el pressupost es calcula a cegues.

• Metres lineals de barra i quants punts de servei cal muntar.
• Cambrers per cada 25 convidats i hores de servei: noranta minuts de còctel no costen el mateix que tres hores.
• Si l'espai té cuina pròpia o si tot arriba en fred d'un càtering extern.
• Hora exacta del brindis i si el còctel substitueix el sopar o només el precedeix.

Quant costa una invitació digital en un còctel d'empresa

En un esdeveniment corporatiu de 100 persones, la partida de comunicació pesa menys que el càtering, però es revisa primer perquè és la que es veu: targeta, disseny, impressió i missatgeria. Una invitació digital de Send The Joy són 29,99 EUR per invitació, en un sol pagament i sense subscripció. No hi ha paper ni enviament, així que la despesa no es multiplica cada cop que canvia una hora o una adreça.

Amb una targeta impresa, cada correcció d'hora vol dir reimprimir un lot i tornar a enviar sobres. Amb l'enllaç, la correcció es fa a l'editor i l'invitat obre la versió nova. Els convidats no han d'instal·lar res: obren l'enllaç al navegador del mòbil i confirmen des d'allà. Si a la direcció li agrada tenir alguna cosa a les mans, la sortida sensata és combinar-ho: enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per a qui les guardarà.

La invitació no és la partida més gran del pressupost, però és la que decideix quanta gent s'apropa a la barra.

L'RSVP de les invitacions digitals: una llista, no tres grups de WhatsApp

Configura les preguntes del formulari de confirmació: una casella d'assistència, el nom i un camp lliure del tipus «véns al brindis de les 19:00 o només al sopar?». Les confirmacions arriben en una llista ordenada dins de la mateixa invitació, i si el número canvia a última hora edites i el mateix enllaç mostra la versió nova. Tria un disseny, prova'l gratis i publica l'enllaç: en un matí tens la invitació a punt i les respostes comencen a arribar soles.