Invitació digital: errors en un event corporatiu amb premsa

Dimarts a les cinc envies la nota de premsa. Deu minuts més tard, un periodista la passa al seu cap de secció i, sense pensar-hi, hi afegeix també l'enllaç de la invitació. Dins hi ha el material embargat i la foto del muntatge. El llançament es filtra per una cosa que ningú no va mirar. La majoria d'errors en la invitació digital d'un event corporatiu amb premsa són així: petits, previs i evitables. Al catàleg de Send The Joy pots triar una invitació digital, provar-la gratis al navegador i publicar-la avui mateix.

Aquí tens els que es repeteixen més, amb la manera de tancar-los abans que surti el primer correu.

El primer error d'invitació digital amb premsa: un sol enllaç per a tot

Un enllaç únic sembla ordenat fins que algú el reenvia. Qui el rep veu el mateix que tu: la invitació, el programa i, si l'has posat allà, el material embargat. La nota de premsa i la invitació d'assistents han de viure en dos llocs diferents.

• Enviar nota de premsa i invitació en el mateix enllaç: si el periodista reenvia el missatge, qualsevol arriba al material embargat.
• Fer servir un enllaç escurçat sense control de versions: quan canvia l'hora, la premsa cita l'antiga i ho has de corregir per WhatsApp.
• Passar l'enllaç a un grup on van barrejats assistents i periodistes: el primer reenviament trenca l'exclusiva.
• No tenir una llista separada per a l'equip de sala: el dia de l'event ningú no sap qui ha confirmat i qui no.

Un PDF no és una invitació digital: es fa vell a la primera correcció

El PDF amb el programa surt el dilluns. El dimecres canvia l'hora perquè el ponent arriba tard. Reenvies l'arxiu i creues els dits perquè ningú no faci servir l'antic. Amb una invitació digital no passa: és una pàgina web i s'edita després d'enviar-la, amb el mateix enllaç.

Passa el mateix amb la imatge que penges a les xarxes: si el disseny és tancat, la premsa la descarrega i publica la dada que ja no és bona. I si el formulari de confirmació no té cap camp per al mitjà, la resposta arriba per correu i es perd entre vint missatges. Si algú de la redacció vol paper, la sortida sensata és combinar: enllaç per a tothom i unes poques còpies impreses per a qui les hagi de guardar.

El que filtra un llançament no és una gran errada: és un enllaç que algú va reenviar sense mirar.

Fotos i RSVP: els dos detalls que deixen anar la sorpresa

La foto de portada és la que juga més males passades. Si penges el muntatge abans del dia, la premsa ho veu dins la invitació i ho pot publicar abans d'hora. Marca quina imatge és la de portada i canvia-la quan calgui: en una invitació digital se substitueix sense reenviar l'enllaç ni demanar disculpes.

Amb el RSVP passa una cosa semblant. Si només demanes nom i assistència, el periodista confirma com un convidat qualsevol i no rep el kit. Configura el formulari amb els camps que necessites —mitjà, número d'acreditació— i les respostes t'arribaran en una llista ordenada dins de la mateixa invitació.

Com les invitacions digitals eviten l'error amb la premsa

Amb una invitació digital, l'enllaç no canvia mai: si dimecres es mou l'hora, el periodista obre el mateix enllaç i veu la versió bona, sense que hagis de reenviar res. El formulari recull el mitjà i l'acreditació, i les confirmacions queden en una llista en lloc de repartir-se per WhatsApp. Ningú no ha d'instal·lar cap app: s'obre al mòbil i es confirma des d'allà. Separa la nota de premsa de l'enllaç d'assistents i tria el disseny que encaixi amb l'acte.