Preço de convite para evento corporativo: custo por convidado

A direção pede-te o número do jantar de empresa. Respondes que o convite custou 29,99 euros, pagamento único, e preparas-te para o assunto seguinte. Não vem. Vem outra pergunta, com o café ainda na mão: quanto é que isto sai por pessoa que confirma?

O preço de um convite para evento corporativo, sozinho, não diz nada. O que diz alguma coisa é o custo por convidado que responde que vai. E esse número depende de uma lista que, muitas vezes, ainda não está fechada no dia em que pagas o convite. Vale a pena fazer as contas antes de decidir.

Preço de convite para evento corporativo: a conta por convidado

A conta é uma divisão simples. Pegas no preço do convite e divides pelo número de pessoas que vão mesmo. O truque está na lista que usas: não a base de contactos, mas quem já disse que sim — ou, antes disso, uma previsão que tu e a direção aceitem como realista. Uma base de 400 contactos não serve de nada se a sala leva 80 pessoas e a direção convidou 60.

• Uma previsão de 120 pessoas com um convite de 29,99 euros dá cerca de 0,25 euros por pessoa. Se no fim só confirmarem 40, a mesma conta sobe para 0,75 euros.
• Escreve numa folha quantas pessoas esperas mesmo, não quantos nomes vivem na tua base de contactos.
• Faz a divisão com a lista de confirmações à frente, não no dia em que compras o convite.
• Leva o número pronto à reunião. É esse que a direção vai pedir, não o preço da fatura.

O que encarece sem aparecer na fatura

Há custos que não aparecem no preço do convite e mesmo assim pesam no fim do mês. Mudar a hora do jantar três dias antes é o exemplo mais comum: meia dúzia de pessoas muda de planos e o horário tem de ser corrigido. Com papel, isso são reimpressões e um segundo envio. Com um link, editas o convite, o endereço continua o mesmo e ninguém tem de reenviar nada.

Depois há o tempo da equipa. Perseguir confirmações uma a uma por WhatsApp é tempo de alguém que não está a preparar o evento, a montar a sala ou a fechar o catering. E um PDF que se perde na caixa de entrada obriga-te a mandar outra vez o mesmo ficheiro a dez pessoas no mesmo dia, uma por uma.

A conta que interessa não é o preço do convite. É o custo por pessoa que confirma.

Confirmações dentro do próprio convite

As respostas chegam numa lista ordenada dentro da mesma página, e o formulário de confirmação configura-se conforme o que precisas de saber. Ninguém instala aplicações: abre-se o link no navegador do telemóvel e responde-se de lá, incluindo quem escreve de outro país. Se a sala ou o código de vestimenta mudarem, editas o convite e o link continua igual — os convidados veem a versão nova sem receber outra mensagem.

Testa e compara com o evento à frente

Antes de decidir, faz a conta por convidado com a lista real à frente e compara esse número, não o do preço de capa. É uma divisão de trinta segundos que muda a conversa com a direção. E se quiseres ver como fica antes de pagar, podes abrir um convite em modo de teste, editar a capa sem custo e só depois decidir.