Orçamento de convites para evento corporativo: o que pagas

Três semanas antes do jantar de empresa, alguém abre o caderno e começa a somar. Cartão grosso, envelope, selo. O orçamento de convites para evento corporativo parece fechado até se perceber que faltam colunas: as mensagens enviadas a oitenta pessoas uma a uma, as respostas espalhadas por três telemóveis e a reimpressão porque o cocktail passou das 19h00 para as 20h00.

O que pesa não é só o preço do cartão. É o que vem depois: cada alteração, cada confirmação em falta, cada envelope que já seguiu.

O que pesa no orçamento de convites para evento corporativo

Antes de alguém confirmar seja o que for, já há linhas a somar. E quase nunca a maior é o papel.

• Papel: cartão grosso, envelope, selo e, se houver pressa, um serviço de entrega. Cinco linhas que se somam antes de existir uma única confirmação.
• Tempo de organização: escrever a oitenta pessoas, uma a uma, para saber quem vem, com as respostas divididas por três telemóveis.
• Reimpressões: mudar o cocktail das 19h00 para as 20h00 obriga a refazer a tiragem inteira ou a conviver com a hora errada em cima da mesa.
• Tradução: se houver convidados ou delegações que leem noutro idioma, é mais uma linha no orçamento.

Três formas de convidar e o que pagas em cada uma

Há três caminhos comuns para o mesmo problema. Cada um cobra à sua maneira.

Um PDF ou uma imagem por WhatsApp não custa nada. O problema são as confirmações: chegam soltas, e a lista acaba montada à mão. Um email enviado a partir de uma plataforma de marketing costuma ser uma subscrição mensal, e o convidado recebe um email genérico em vez de uma página com a sua hora, o seu mapa e o seu formulário. Uma página web própria do evento custa 29,99 € por convite, com pagamento único e sem subscrição: o RSVP vive dentro do próprio convite e as respostas chegam numa lista ordenada.

O preço do cartão soma-se depressa. O que desequilibra o orçamento são as alterações e as horas a perseguir confirmações.

Quanto custa um convite digital e o que entra nos 29,99 €

Pagas uma vez por convite e desbloqueias tudo: todas as cenas, não apenas a capa. Entram até 6 fotografias tuas — a da capa e as decorativas —, música e perguntas de RSVP configuráveis, com contador de caracteres e pré-visualização imediata no editor do navegador. A página está em 7 idiomas (espanhol, inglês, catalão, francês, italiano, português e alemão) e o conteúdo pode ser configurado por idioma, por isso um único orçamento cobre várias delegações.

As alterações são o que rebenta o orçamento

Mudar a hora, o local, o mapa ou o código de vestimenta não obriga a reenviar nada: o link é o mesmo e os convidados veem a versão atualizada. Em papel, cada alteração é uma tiragem nova, um envelope novo e outra ronda de chamadas para saber se o convite antigo ainda está no frigorífico de alguém. Perseguir confirmações é trabalho humano e continua a sê-lo; a diferença é que aqui as respostas aterram numa lista dentro do convite, e não espalhadas por cinco conversas. E se alguém quiser guardar o convite em papel, a solução sensata é combinar: link para todos e umas poucas cópias impressas para quem as for conservar. Compara o orçamento completo, não só o preço do cartão. Podes testar a capa de graça e decidir com o convite à frente.