Evento de parceiros em Hamburgo: o convite que se abre

Faltam dez dias para o evento de parceiros em Hamburgo e ainda tens três confirmações por fechar. Uma ficou presa num fio de WhatsApp com trinta mensagens, outra chegou por email a perguntar se a hora era às 18h00 ou às 19h00, e alguém reenviou um anexo com a data antiga. O problema não é o parceiro. É o convite.

Quando a data, a hora e o local vivem em mensagens separadas, cada pessoa responde a uma versão diferente do evento. Um convite digital faz o contrário: é uma página própria com um link só, onde o nome do evento, a data, o local e o RSVP estão juntos — e podem ser corrigidos depois de enviares.

Evento de parceiros em Hamburgo: a confirmação não se persegue, facilita-se

Se um parceiro não responde à primeira, não trates isso como um não. Provavelmente a mensagem com a data caiu entre emails de projeto e ele nunca soube que o encontro tinha hora marcada. Manda um link único com o nome do evento, a data e o local. A resposta fica logo à mão, no mesmo sítio.

• Um link único com o nome do evento de parceiros, a data, a hora e o local.
• O RSVP ativado dentro do próprio convite, numa lista ordenada.
• Uma capa com uma fotografia do espaço ou de quem vai estar lá, em vez de um símbolo perdido num canto.
• Os textos no idioma em que cada parceiro lê, sem fazer um segundo convite.

Mudar a hora não obriga a reenviar nada

Se o encontro passa das 18h00 para as 19h00, editas no Joy Studio e quem abrir o link vê a versão atualizada. O mesmo vale para o local, o mapa, o dress code ou a frase da capa. Não há nada para reimprimir nem sobrescritos para voltar a enviar.

O link fica exatamente o mesmo depois de o enviares. Quem confirma tarde não aterra numa página desatualizada: entra na lista do RSVP, na mesma página, com a hora certa à frente. E tu não tens de voltar a colar o endereço num fio de conversa.

Em alemão, em inglês ou no idioma de cada parceiro

A plataforma está em sete idiomas: espanhol, inglês, catalão, francês, italiano, português e alemão. O conteúdo do convite também se configura por idioma. Para um evento com parceiros em Hamburgo, os textos podem ir em alemão ou em inglês conforme quem os vai ler. Ninguém precisa de instalar nada: abre-se o link no telefone, no tablet ou no computador e responde-se de lá.

É tudo digital: não se imprime nem se envia papel. Se fizer sentido entregar algo físico à direção, a opção sensata é o link para todos e umas quantas cópias impressas para quem as vá guardar. Uma cópia impressa, se algo mudar, fica com a hora antiga. O link, não.

A confirmação não se persegue: abre-se um link, corrige-se o que for preciso e as respostas ficam todas na mesma página.

O parceiro decide em dez segundos

O que ele vê primeiro é o nome do evento, a data, o local e uma frase. Tem de perceber logo que é um encontro de parceiros e não uma festa genérica. A capa com uma fotografia nítida e o contador de caracteres evitam que o texto se corte no telefone. E o formulário de RSVP tem de estar na mesma cena que ele está a ver: se tiver de o procurar, não confirma.

Não deixes a confirmação de um parceiro dependente de um lembrete tardio. Cria o teu convite digital na Send The Joy, começa em modo de teste sem pagar e publica por 29,99 EUR quando tudo estiver como queres. O link é o mesmo depois de enviado, por isso a lista de confirmações acompanha sempre a versão certa do evento.