Evento corporativo em planetário: hora, dress code e link

O convite do evento corporativo em planetário diz 19h30. A sessão começa às 19h30 e a cúpula fecha à hora marcada. Resultado: metade do grupo entra às escuras, três pessoas ficam à entrada a trocar mensagens e alguém aparece a meio da projeção com o casaco na mão.

Nada disto é culpa do planetário. É do convite. Uma noite de empresa debaixo de uma cúpula não falha por causa das constelações: falha porque a hora de chegada estava escondida no meio de um parágrafo, o dress code dizia “elegante” e o link só abria depois de instalar uma app.

Evento corporativo em planetário: a hora manda

Num planetário não há tolerância. As luzes baixam e a projeção arranca. Escreva no convite a hora a que as pessoas devem estar lá, não apenas a hora da sessão. Se a projeção é às 19h30, marque 19h00: meia hora dá para chegar, pendurar o casaco e beber um copo antes de entrar.

• Hora de chegada às 19h00, meia hora antes da projeção, para chegar com tempo e beber um copo.
• Frase curta no convite: “A cúpula fecha à hora marcada.” O contador de caracteres evita que a linha se corte.
• Se o planetário mudar o horário, edite a hora na mesma página: o link não muda e ninguém recebe um email de correção.
• Data, hora e lugar em campos próprios, não num bloco de texto corrido onde a hora se perde.

Dress code: uma linha, não um enigma

“Camisa e calças escuras, sem gravata.” “Smart casual com um detalhe metálico.” Uma linha destas resolve a dúvida de toda a gente. A palavra “elegante”, sozinha, deixa cada convidado a decidir por si — e à entrada vê-se de tudo, do blazer à camisa de flanela.

O dress code fica no mesmo link que o resto, não num PDF à parte. Se passar de cocktail para smart casual, edite e todos veem a versão nova. O mesmo serve para o fecho da noite: se a última cena leva a hora e o mapa do after e o bar muda, atualize o mapa sem reenviar nada.

Do planetário ao after: o fecho também se convida

Decida se vale a pena haver after e, se houver, escreva a hora e o lugar na última cena do convite, com o mapa ali mesmo. Ninguém tem de andar a perguntar onde é. Se quiser papel, combine: link para todos e umas quantas cópias impressas para quem as vai guardar.

Hora, dress code e link resolvem-se em três linhas. O resto é a projeção.

Link, QR e RSVP: uma lista, sem perseguições

Envie um link por email ou Slack. Os convidados abrem o link no navegador e confirmam, sem instalar nada. O mesmo link serve para a assinatura de email e para um QR na entrada. Configure as perguntas de confirmação — nome, se vem e um comentário curto — e as respostas chegam numa lista ordenada, dentro do próprio convite. Se alguém não responder, não há lembretes automáticos: reenvie o link à mão ou fale com a pessoa na reunião antes.

Edite a hora, o dress code ou o mapa depois de enviar e o link continua o mesmo. Publique o convite do seu evento corporativo em planetário antes de a cúpula se fechar.