Evento corporativo: barco ou hotel? Convide sem gastar demais

São nove da manhã de uma quinta-feira e tens dois orçamentos em cima da mesa: um barco no rio, um hotel a vinte minutos do escritório. A diferença por pessoa são dezoito euros. O problema não é essa diferença. É avisar sessenta pessoas da hora e do sítio certos, sabendo que metade delas só vai ler a mensagem à noite, já na cama.

Antes de decidires entre um evento corporativo em barco ou hotel, vale a pena ver o que muda de facto: o custo por convidado, a hora limite e a forma como a informação chega a quem tem de aparecer. O convite não é o detalhe do fim. É a peça que faz a conta fechar ou estourar.

Evento corporativo: barco ou hotel muda o custo por convidado

No barco, o aforo é o contrato. Se reservas 120 lugares e confirmam 80, ou pagas os 120 ou negoceias um consumo mínimo antes de assinar. No hotel, cada extra tem preço próprio: projetor, microfone, mais uma hora de bar e o menu especial somam-se um a um. Faz as contas com quem vai mesmo, não com a lista de contactos da empresa.

• Hora exata de acesso e, se for barco, hora limite de embarque e nome do cais.
• Morada com link para o mapa, mais estacionamento ou transporte público mais próximo.
• Código de vestuário em palavras concretas: «camisa sem gravata», não «elegante».
• Data limite para confirmar e uma pessoa de contacto para quem não puder ir.

O ponto de embarque pesa mais do que o menu

No barco há uma hora que não se negoceia: quem chega cinco minutos tarde vê o evento do cais, com o telemóvel na mão a pedir indicações. No hotel, o convidado entra e sai quando quer, por isso pesam mais o mapa e o parque do que a pontualidade.

Essa diferença reflete-se no convite. No barco, a hora e o ponto de partida vão para a capa, porque são a informação que ninguém pode perder. No hotel, o que interessa destacar é a morada, o estacionamento e quanto tempo se demora a chegar de transportes.

Barco ou hotel decide o custo e a hora limite; o convite decide se as sessenta pessoas aparecem no sítio certo.

O trajeto pode ser o evento — ou não ser nada

Um deck ao pôr do sol, a cidade vista da água e a fotografia do brinde com o skyline: o barco já vem decorado. Uma sala de hotel sem nada é neutra: a cor da toalha e a luz decidem se parece um jantar de empresa ou uma reunião de resultados. Antes de pagares suplemento por esplanada, pergunta-te se a equipa vai lembrar-se do sítio ou da conversa que teve sentada nele.

Um grupo de WhatsApp não é um convite

Um convite digital da Send The Joy é uma página do próprio evento, não um PDF nem uma imagem, e partilha-se com um link ou um código QR. Quem recebe não instala nada: abre no telemóvel e confirma dentro do próprio convite, e as respostas chegam numa lista ordenada. Se o cais mudar ou a hora escorregar meia hora, editas depois de enviar e o link continua a ser o mesmo. Custa 29,99 EUR, pagamento único, e podes começar no modo de teste sem pagar, a editar a capa até estares satisfeito. Não deixes a hora e o ponto de partida num grupo de sessenta pessoas: ao terceiro dia alguém volta a perguntar onde é.