Erros em convites de hackathon corporativo: sala vazia

Quarenta cadeiras, café feito há dez minutos, extensões elétricas presas às mesas e um bloco de post-its em cada lugar. À hora marcada, estão seis pessoas na sala. As outras responderam «acho que sim» no chat do grupo, ou simplesmente não responderam. Quem organizou já está a contar sanduíches a mais.

Um hackathon raramente se esvazia por falta de ideias. Esvazia-se antes de começar, no convite. Os erros em convites de hackathon corporativo são quase sempre os mesmos: um link que ninguém abre, uma hora vaga, uma confirmação que dá preguiça. E todos se corrigem antes de reservar a sala.

Erros em convites de hackathon corporativo: o link que ninguém abre

O primeiro erro raramente está no texto. Está no formato. Um PDF anexo num e-mail corporativo cai no meio de trinta mensagens e desaparece. Um link que obriga a instalar uma app perde metade das pessoas ao segundo toque. E se a única referência à data vive numa conversa de grupo, cada pessoa pergunta o mesmo por WhatsApp, uma a uma, até alguém responder.

• Um PDF anexo no e-mail: enterra-se no fio de mensagens e ninguém sabe qual é a versão final.
• Uma data solta no chat, sem hora nem lugar: cada pessoa pergunta o mesmo por mensagem.
• Um link que expira ou que obriga a instalar uma app: o convidado desiste ao segundo toque.
• Três versões do mesmo convite — no e-mail, no WhatsApp e num cartaz na parede — e já ninguém sabe qual é a boa.

A hora, o lugar e o RSVP que parece um exame

«À tarde» não é uma hora. «09:00» sem fuso horário obriga metade do grupo a fazer contas de cabeça. E sem mapa nem referência clara — «o edifício em frente à estação» — as pessoas perdem tempo a procurar a entrada certa. O dress code e o que levar (computador, extensão) ficam para o último aviso, aquele que quase ninguém lê.

Depois vem o RSVP. Confirmar por WhatsApp e perseguir um a um dá uma lista confusa, com respostas espalhadas por três conversas e uma lista que nunca está atualizada. Um formulário externo com cinco campos faz o convidado fechar a página a meio. E quando muda a sala ou a hora, alguém tem de reenviar um documento novo: metade do grupo fica com o antigo, e a versão errada continua a circular dias depois.

Um hackathon não se esvazia por falta de ideias. Esvazia-se por um convite que ninguém consegue abrir.

O convite que enche a sala

Um convite digital da Send The Joy é uma página web do evento, com endereço próprio. Envia-se por link, QR ou mensagem, e quem recebe abre no navegador sem instalar nada. A data, a hora com fuso horário e o lugar aparecem de imediato; o RSVP acontece dentro do mesmo convite, com as perguntas que fizerem sentido e uma lista ordenada de confirmações, em vez de respostas perdidas no WhatsApp. Se a sala mudar, se a hora mudar, se uma frase não ficar bem, edita-se depois de enviar: o endereço continua o mesmo e ninguém reenvia nada. Custa 29,99 EUR, uma vez, sem subscrição. E o texto do convite pode ser escrito em português, alemão e mais cinco idiomas, para cada grupo ler na sua língua. Antes de reservar a sala e o café, resolve o convite: é a parte que decide quantas pessoas aparecem.