3 erros nos convites para evento corporativo com talentos

Seis da tarde de uma quinta-feira. Na parede da copa está um cartaz desde segunda-feira: «Concurso de Talentos — quinta à tarde». Às sete, três pessoas perguntam no grupo da equipa a que horas é mesmo isto. Ninguém ensaiou. O júri já está sentado e ainda não há lista de participantes.

Os convites para evento corporativo decidem a participação antes de a sala encher. Não é o júri, nem o prémio, nem o karaoke no fim da noite. É o que as pessoas leem no ecrã do telemóvel e a pergunta que fazem logo a seguir: isto é para mim? Há três erros que se repetem sempre.

Convites para evento corporativo que parecem um exame

«Participação obrigatória» é a frase que mata um concurso de talentos. Ninguém quer ser o que desafina à frente da equipa toda. Por isso é que as pessoas ensaiam escondidas no corredor e depois não se inscrevem na lista. Um convite que pareça um exame afasta quem tem mais graça. Muda o tom.

• Troca «participação obrigatória» por «sobe ao palco quem quiser: há um prémio para o mais corajoso».
• Um assunto de email como «Concurso de talentos obrigatório» é ignorado. «Noite de talentos: inscreve-te ou vem rir» chega muito melhor.
• Diz numa linha o que conta como talento — cantar, imitar, dançar ou contar uma piada má. Sem exemplos, quem não se acha artista não se inscreve.
• Escreve o prémio em concreto: um jantar pago, uma sexta de folga, o troféu que fica na copa. «Um prémio fantástico» não inscreve ninguém.

A hora fica a dançar num PDF

Se o convite é uma imagem com hora e lugar, a hora nunca muda. Se o concurso começa às 18h mas o cartaz só diz «depois do trabalho», as pessoas chegam às 19h e o júri olha para o relógio. Num convite digital, a hora exata e o mapa estão no link desde o primeiro dia, e cada pessoa vê-os no próprio telemóvel.

E se mudas a hora à última da hora, atualizas o mesmo link. Quem abre vê a versão nova, sem reenviar nada a ninguém. Nada de mensagens a perguntar a que horas é mesmo, nem de cartazes corrigidos à mão com marcador.

Uma noite de talentos ganha-se ou perde-se antes de alguém pegar no microfone.

Um RSVP que pergunta quem se atreve

Um RSVP de sim ou não não te diz se a pessoa vai cantar ou só vai assistir. Junta uma pergunta: «Subes ao palco?». Se perguntares também que talento está a preparar, evitas que três pessoas apareçam com a mesma playback. As respostas chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada — não há que andar a perseguir ninguém por WhatsApp.

O público também entra no concurso

Se só convidas quem vai cantar, os colegas pensam que não têm nada a fazer ali e não aparecem. Junta um prémio do público: aplausómetro ou voto secreto. Uma foto da última festa com a frase «vem rir-te» funciona melhor do que um comunicado interno com letra pequena. O convite personaliza-se ainda com até seis fotos da equipa e da última celebração, e com música que soa igual no palco e no ensaio. Cria o teu convite digital, testa o design grátis e publica o link: o palco e o público já estão à espera.