Erros em convites de evento corporativo que custam caro

O convite sai numa sexta à tarde, em PDF, 8 MB, anexado a um email com «Confirmem até dia 20». Quem abre no metro vê a barra de carregamento parada a meio, fecha com um «vejo isto depois» e deixa para mais tarde. Esse depois não chega. Um dos erros mais comuns em convites de evento corporativo está logo na primeira linha: um formato que não abre quando a pessoa tem dez segundos.

Não é falta de interesse nem de educação. É logística. Um link que caduca, um dress code ambíguo e um RSVP espalhado pelo chat não parecem graves a vinte dias do evento. A três dias, são tudo o que há para resolver — e cada erro destes custa horas de organização que já não existem no calendário.

Erros em convites de evento corporativo: um link que expira não avisa ninguém

Um convite de empresa tem de abrir ao primeiro toque, no telefone, sem descarregar anexos nem instalar nada. Basta um passo a mais — abrir o email, encontrar o ficheiro, esperar — para que metade da sala faça zoom, perca o texto e deixe a confirmação para amanhã. Se o convite só se lê bem num computador, está a excluir quem o vai abrir no metro. E um link temporário do Drive ou do WeTransfer tem prazo: quem o abrir na segunda-feira seguinte fica de fora sem perceber porquê.

• Abrir ao primeiro toque, no telefone, sem descarregar ficheiros nem instalar nada.
• Dress code numa única frase, com peça e cor: «traje escuro, sem gravata».
• Hora, endereço e mapa a apontar para o local certo e para a porta certa.
• Confirmações dentro do próprio convite, numa lista que se lê de cima para baixo.

O dress code ambíguo resolve-se numa frase

«Formal» quer dizer uma coisa diferente para cada pessoa: para uns é gravata, para outros é camisa sem casaco. No fim há sempre três pessoas a mandar mensagem a perguntar. Escreva «traje escuro, sem gravata» e a dúvida desaparece antes de alguém ter de a colocar.

O local também manda na roupa: um terraço em outubro e um salão fechado não pedem os mesmos sapatos nem o mesmo casaco. E se a três dias a cena passa do jardim para o salão, muda a hora, muda o estacionamento e muda a porta que fica aberta. Num convite digital edita-se essa linha, sem reimprimir 200 cartões nem reenviar envelopes: quem abrir o link vê logo a versão nova.

Um convite de empresa mede-se pelas perguntas que deixa sem resposta, não pelo design.

Confirmações e nomes: o que se revê antes de enviar

«Vens?» num grupo de quarenta pessoas não dá um número de assistentes: dá uma conversa. O catering pede uma lista, não emojis, e quem organiza acaba a contar mensagens na véspera. Com as perguntas de presença dentro do próprio convite, as respostas chegam sozinhas e leem-se de uma vez. Antes de enviar, reveja na pré-visualização os dois nomes que mais se notam: o do convidado e o da empresa. Um apelido com uma letra trocada lê-se à mesa mais depressa do que qualquer tipografia elegante, e um texto que não cabe parte-se no telefone. Ajuste o que estiver solto, publique e deixe o link fazer o resto: o evento começa a funcionar muito antes do primeiro brinde.