Convite digital: evento corporativo e presente de boas-vindas

São 8h45 e a mesa de credenciação tem uma pilha de caixas de cartão por abrir. O fornecedor chegou às 9h00, mas ninguém sabe quem entrega o quê: o presente de boas-vindas está numa folha de Excel, as confirmações estão no WhatsApp e a pessoa que ia buscar as plantas está no metro. Um convite digital para evento corporativo resolve isto no mesmo link: o convidado confirma, responde se passa pela mesa e o presente deixa de ser uma caixa fechada. Podes escolher um design no catálogo, testar grátis e publicar hoje mesmo.

A ideia é simples: o presente de boas-vindas não vive num e-mail à parte. Vive no convite. E o convite é uma página web, não um PDF nem uma imagem.

Como criar convites digitais para eventos corporativos com presente de boas-vindas

Antes de escrever uma linha no editor, decide a peça exata. Uma bolsa de lona com o logótipo, uma planta pequena em vaso de cerâmica ou uma caixa de doces. O tamanho e o peso mudam o texto da cena de boas-vindas e a logística da mesa.

• Decide a peça, a referência e o fornecedor antes de abrir o editor. O texto de boas-vindas depende do que vais entregar.
• Fixa a hora e o ponto de entrega: 9h00 na credenciação, 18h00 no bengaleiro, com a pessoa responsável nomeada.
• Calcula as peças pelas confirmações, não pela lista de convidados. Quem não responde não passa a levantar o presente.
• Prepara as fotos: uma de capa do espaço e duas do presente já montado na mesa. O convite aceita até seis fotos próprias.

O convite digital é o formulário que ninguém perde

As perguntas de confirmação configuram-se dentro do próprio convite. Se precisas de saber se a pessoa passa pela mesa de presentes antes das 18h00, essa caixa vive no mesmo link e não num e-mail à parte que se responde tarde. As respostas chegam numa lista ordenada dentro da própria página.

Não há cruzar um Excel com quarenta mensagens de WhatsApp na véspera. O convidado abre o link no navegador do telemóvel, sem instalar nada: confirma do metro, da sala de reuniões ou do táxi. A página está em sete idiomas e o conteúdo do convite configura-se por idioma: a equipa local lê em português e a central em inglês, com o mesmo evento por trás. Um QR no ecrã da receção ou na assinatura do e-mail resolve o acesso.

Um presente de boas-vindas só funciona se a confirmação chegar antes da caixa.

Mudar a hora não obriga a reenviar o presente

Se o fornecedor atrasar a entrega e a receção passar das 9h00 para as 10h30, editas a cena e o link continua o mesmo. Ninguém recebe um segundo e-mail com a correção. Podes trocar a foto de capa por uma do ano passado na mesma sala, mudar o código de vestimenta ou mover o mapa: os convidados veem a versão atualizada ao abrir o link. Não há reimpressão nem envelopes novos. É digital: não imprime nem envia papel. Se o diretor financeiro quiser uma tarjeta para arquivar, a opção sensata é combinar: link para todos e umas poucas cópias impressas para quem as for guardar. E sê honesto com o que o convite não faz: não gere lista de presentes, controlo de aforo nem leitura de bilhetes. Para isso precisas de outra ferramenta. Se o presente faz parte do evento, o convite tem de o sustentar. Começa hoje com um convite digital da Send The Joy por 29,99 EUR, pagamento único e sem subscrição, e testa o design grátis antes de comprar.