Convites para evento corporativo: erros que travam o RSVP

É assim que começa a maioria dos convites para evento corporativo que ficam sem resposta. São 8h40 e a Rita abre o email do evento da empresa: assunto 'Convite evento', anexo de 8 MB. Faz zoom com dois dedos, procura a hora e a ordem do dia, não encontra nenhuma das duas e fecha. 'Logo vejo isto'.

O 'logo' não chega. E o evento não falha por causa da sala, do catering ou do orçamento: falha no convite. Se a pessoa não percebe em cinco segundos o que vai acontecer e a que horas, não confirma. Adia.

Convites para evento corporativo: o erro de esconder a agenda

Um email com o assunto 'Convite evento' e um PDF em anexo não dizem hora, lugar nem para que serve a reunião. Quem abre vê uma página densa, não encontra o programa e deixa para depois. Um convite digital corporativo resolve isto logo à primeira: rótulo, data, frase e lugar, cada dado no seu campo. O convidado entende o evento em cinco segundos, com o polegar, sem zoom.

• Assunto genérico e ficheiro anexado: a pessoa lê o assunto, não abre o anexo e o pedido morre ali.
• Rótulo, data, frase e lugar na capa, um campo por dado, sem parágrafos a explicar o óbvio.
• Se a agenda mudar, editas o texto e o mesmo link mostra a versão atualizada. Não reimprimes nada.
• Abre o link no teu próprio telemóvel antes de enviar. Se abrir mal no teu, abre mal no de todos.

O PDF pesado que ninguém abre e o RSVP perdido no WhatsApp

Um PDF de 8 MB com letra de 9 pontos obriga a fazer zoom. Na fila do café ninguém faz isso: fecha e esquece. Uma página web própria abre-se pelo link, sem instalar app nenhuma, e lê-se em vertical, no aparelho que já tens na mão. Se partilhares um QR à entrada do escritório, o convidado chega à mesma página.

Depois vem a parte pior: confirmar respostas. Perseguir um a um no WhatsApp mistura 'sim', 'talvez' e 'vou com o meu irmão' em cinco conversas diferentes. Com um convite digital, as confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada, e podes configurar as perguntas do formulário. Deixas de perseguir respostas.

Um convite corporativo não é um PDF anexado: é o primeiro contacto com o evento. Se ali não se percebe o que vai acontecer, ninguém confirma.

A mudança de última hora que obriga a reenviar tudo

Mudar a hora de 19h00 para 18h30 costuma dar três mensagens: email, WhatsApp e uma chamada para quem não lê nenhum dos dois. Com um convite digital, editas depois de enviar e o link continua a ser o mesmo. Quem abrir vê a versão nova: hora, lugar, mapa, código de vestimenta ou frase. Não há nada para reenviar nem papel para reimprimir.

Falta o detalhe que quase sempre se esquece: quem recebe. Uma faixa com o logotipo e um parágrafo corporativo não dão vontade de ir. Uma capa com uma foto da equipa ou do espaço, e uma frase que antecipe o tom, dão. Podes usar até 6 fotos tuas — capa e decorativas — e encaixam-se sozinhas no molde. O evento de empresa também é uma experiência: música e cenas encadeadas partilham-se melhor do que um email frio.

Antes de enviares o próximo convite corporativo, revê quatro pontos: a agenda visível, um link que abre em qualquer aparelho, as confirmações todas no mesmo sítio e a possibilidade de editar sem mudar o endereço. Com a Send The Joy crias uma página web própria para o teu evento, testas grátis e publicas por 29,99 EUR, sem app e sem papel.