Convites para pequeno-almoço de imprensa: acreditar e confirmar

São 8h40 de uma terça-feira e o pequeno-almoço de imprensa começa às nove. A essa hora já há três mensagens no seu telefone: um redator que quer saber se a sala mudou de piso, uma editora que pergunta se pode levar fotógrafo e alguém que apagou o email de ontem e pede o link outra vez.

Nada disto se resolve com um PDF anexado nem com quarenta mensagens cruzadas. Resolve-se com uma página com endereço próprio: um link, um QR, e a acreditação e a confirmação de presença no mesmo formulário. Sem adiantar o anúncio.

Convite de pequeno-almoço de imprensa: o que diz e o que cala

O convite para um pequeno-almoço de imprensa — café da manhã com jornalistas, no Brasil — tem um trabalho simples: dizer onde e quando. O anúncio vive na nota de imprensa, nunca no link que se reencaminha.

• Pode dizer: terça-feira, dia 14, 9h00, sala Ática, piso 5, entrada pela Serrano, hora interna de embargo às 11h00. É logística, não é notícia.
• Não pode dizer: o nome do responsável que se vai apresentar, a cifra do trimestre nem o protótipo que vai ser mostrado. Isso pertence à nota de imprensa.
• Pode pedir no mesmo formulário: nome, órgão de comunicação, número de acreditação e se vem com fotógrafo. As perguntas de confirmação são configuráveis, não são uma folha fechada.
• Pode ser alterado até à manhã do evento: hora, sala, mapa, código de vestuário ou a frase de abertura. O link é o mesmo desde o primeiro envio.

Acreditação de jornalistas e RSVP no mesmo clique

Um único link resolve as duas coisas. O redator escreve o nome, o órgão e o número de acreditação, e você não tem de cruzar depois a lista de assistentes com a lista de acreditados.

Partilha-se com um link, um QR ou uma mensagem curta: «Pequeno-almoço com a porta-voz, terça, 9h00, confirme aqui». Quem chega sem ter respondido escaneia o QR à porta e acredita-se ali mesmo. Não há aplicação para instalar: abre-se no navegador do telemóvel, no meio da fila do metro, com o café na outra mão. As confirmações chegam dentro da própria página, numa lista ordenada, sem ter de reconstituir a assistência a partir de 40 mensagens de WhatsApp.

Um convite de imprensa tem duas funções: acreditar quem vem e confirmar quem se vai sentar à mesa.

Mudar a sala duas horas antes não quebra o link

Se a sala passa do piso 5 para o 3, edita-se no editor do navegador e quem abrir o link vê a versão nova. Ninguém recebe um segundo email a corrigir o primeiro. Mover o pequeno-almoço das 9h00 para as 9h30 não obriga a reenviar nada nem a reimprimir cartões: o link é o mesmo desde o primeiro envio. A frase, o mapa ou o código de vestuário também se mudam no próprio dia.

Quando o papel ainda faz sentido

Para a pasta do porta-voz, duas ou três cópias impressas do programa continuam a ficar bem. Para os 80 envios, o link é o que faz sentido. O convite é digital: não imprime nem envia papel. Se alguém precisar de uma folha, imprime-se à parte e entrega-se em mão. Combinar as duas coisas é a opção prática.

Um pequeno-almoço de imprensa ganha-se na primeira linha do link: claro, fechado e sem adiantar o anúncio. Monte o seu, edite a capa sem pagar e publique quando tiver a hora confirmada.