Convites para onboarding de colaboradores: o dia 1

É segunda-feira, nove da manhã. A pessoa nova está à porta do escritório com o telefone na mão, a procurar o nome de quem a vem buscar. Na sexta recebeu um email com um anexo que já não abre, ou não recebeu nada e só conhece a morada que vinha no contrato.

Um convite para onboarding de colaboradores resolve a manhã inteira: é uma página web com um link fixo, abre no telefone e diz a hora do café de boas-vindas, a sala e quem espera à entrada. O primeiro dia não se improvisa na manhã do primeiro dia.

Convites para onboarding: as boas-vindas começam na quinta

Envie o convite três ou quatro dias antes. A pessoa abre o link ainda em casa e já sabe a que horas é, em que sala é e quem a recebe. Chega sem ter de perguntar nada a ninguém.

• Três ou quatro dias antes, um único link no chat da equipa: ninguém volta a responder a «a que horas era?» ou «onde é que se estaciona?».
• A capa leva uma fotografia real da equipa no escritório, não o logótipo do departamento.
• O mesmo endereço para toda a gente: quem abrir o link mais tarde encontra a mesma página, já atualizada.
• Abre no navegador, sem instalar nada. Nem a pessoa nova nem o resto da equipa.

Só as perguntas que vão mesmo ser usadas

Duas ou três perguntas de confirmação chegam. Se a pessoa vem ao almoço de boas-vindas e se prefere a visita ao escritório de manhã ou à tarde. Configuram-se no editor antes de publicar, e nada mais.

As respostas aparecem numa lista ordenada dentro do próprio convite. Ninguém tem de reenviar uma folha de cálculo nem contar mensagens soltas. Aquilo que o formulário não recolhe — alergias, menus ou transporte — pergunta-se pelo canal habitual dos recursos humanos, não dentro do convite.

O dia 1 desenha-se antes do dia 1: um link, uma hora, uma sala e uma pessoa à porta.

Mudar de sala não obriga a reenviar nada

Se a sessão de boas-vindas passar da sala 3 para a sala grande, edite o texto e o mapa. Quem abrir o link vê a versão nova, no mesmo endereço. A hora da visita, o ponto de encontro ou o código de vestuário corrigem-se sem mandar uma segunda mensagem a toda a equipa. E ninguém imprime trinta folhas para avisar de uma mudança de última hora.

Uma cena para cada momento do dia 1

Capa com o nome da pessoa, a função e a data de entrada, para que o link se reconheça ao abri-lo. Cena de chegada: morada, piso, hora e quem espera à porta. Cena da equipa com até seis fotografias, cada uma com nome e função. E cena de depois: onde é o almoço do primeiro dia e a que horas termina.

Antes de publicar, abra o link no telefone e não só no computador. Confirme a hora, a sala e o ponto de encontro escritos exatamente como no contrato. Deixe um contacto com telefone ou email para dúvidas do primeiro dia. E se alguém da equipa não usar o telefone todos os dias, um cartão impresso com o código QR resolve o dia sem complicar o resto.