Convites para eventos corporativos: duas sedes, um link

Duas sedes, o mesmo evento, a mesma data. O convite sai do escritório de Lisboa e é reenviado para a equipa do Porto. Cada sede imprime a sua tiragem de convites para eventos corporativos. Dois dias antes, a hora da sessão muda — e agora há duas pilhas de cartões com a informação errada, uma em cada cidade.

Com um convite digital, não há tiragens. Há um link. Quem o abre vê a versão mais recente, com a hora certa e o lugar certo. É a diferença que se nota quando o mesmo evento acontece em dois sítios e o plano não para de mudar.

Convites para eventos corporativos: duas sedes, um só link

Um convite da Send The Joy é uma página web própria do evento, não um PDF nem uma imagem. Partilhas o mesmo link — ou o mesmo QR — com as duas equipas, por correio interno, Slack ou WhatsApp. Não há tiragem, não há sobres, e ninguém tem de decidir quantas cópias pedir. Cada pessoa recebe o mesmo endereço e não há versões diferentes a circular.

• Com papel, cada sede encomenda a sua tiragem. Se a data ou a morada saem mal, o erro imprime-se em dobro.
• Com um link, o mesmo endereço chega às duas equipas. Ninguém decide quantas cópias fazer, porque não há cópias.
• Se a sala de uma sede muda de piso, editas o lugar e o mapa no editor e o link continua o mesmo. As duas equipas veem a versão atualizada.
• Os convidados não instalam nada: abrem o link no navegador do telemóvel e respondem a partir daí.

A hora que muda na quinta-feira

Um evento de empresa mexe-se. O jantar passa das 20h30 para as 20h e o código de vestuário de business casual para formal. Na quinta à tarde, alguém tem de avisar toda a gente, nas duas cidades. Com papel, isso são cartões fora e uma ronda de chamadas entre Lisboa e o Porto.

No editor do navegador mudas a hora, a frase e o código de vestuário, e publicas. O link é o mesmo de sempre. Quem o abre vê a versão nova, sem receber uma segunda mensagem. Não há que reimprimir nem reenviar sobres.

Duas sedes não pedem dois convites. Pedem um link que toda a gente saiba abrir.

Um convite que se lê em duas línguas

A sede de Lisboa e a de São Paulo raramente trabalham no mesmo idioma. A plataforma existe em sete línguas — espanhol, inglês, catalão, francês, italiano, português e alemão — e o conteúdo do convite também se pode configurar por idioma. O mesmo evento lê-se na língua de cada equipa, sem montar duas peças diferentes.

Confirmações numa só lista

O RSVP vive dentro do próprio convite. Quem confirma aparece numa lista ordenada, não em duas caixas de correio nem em dois fios paralelos. As perguntas do formulário configuram-se antes de publicar: se a pessoa vem só ao jantar ou também à sessão da manhã, por exemplo. O responsável de cada sede abre o mesmo link e vê o mesmo, e ninguém anda a perguntar por WhatsApp quem falta responder. Experimenta o convite grátis, personaliza a capa e só depois decides se vale a pena pagar os 29,99 EUR uma vez só, para as duas sedes.