Convites para evento corporativo de startup: RSVP num clique

São 19h20 e o lead investor escreve no Slack: só consegue chegar às 19h50. Num outro grupo, alguém pergunta se o evento mudou de lugar, porque ainda tem um PDF antigo com a morada errada. E o programa impresso ficou com a hora antiga. É o tipo de coisa que acontece quando os convites para evento corporativo de startup dependem de papel.

Um convite digital resolve isto de outra forma. É uma página do próprio evento, que se abre a partir de um link, no navegador do telemóvel. Não há nada para instalar. Se a hora muda, edita-se a página e quem abrir o link vê a versão nova, sem receber um email de correção.

Convites para evento corporativo de startup: o primeiro impacto é no ecrã

Quem recebe o link não abre um anexo: abre uma página com o nome do evento, a data, o lugar e um botão para confirmar. Isto tem de funcionar no meio de reuniões, cafés e aeroportos, num ecrã pequeno e com uma mão livre. Antes de enviar o link ao grupo de investidores, abra-o num iPhone e num Android e veja quanto tempo demora a carregar. Se demorar, o investidor fecha a página e não volta.

• Abra o link num iPhone e num Android antes de o enviar ao grupo de investidores.
• Escreva uma hora que aguente um atraso: se começa às 19h, escreva 19h.
• Resuma o código de vestuário numa frase que se leia em três segundos.
• Ponha um QR no último slide do pitch, para a confirmação não arrefecer.

Mudar a hora ou o lugar não obriga a reenviar nada

Se o lead investor pedir para passar das 19h00 para as 19h30, edite a página e o link passa a mostrar a hora nova. Ninguém recebe um email a corrigir o anterior. O mesmo vale para o lugar, o mapa, o código de vestuário ou a frase de abertura: quem abrir o link vê sempre a versão atualizada. Não há segunda ronda de convites nem mensagens a dizer que afinal é noutro lugar.

Isto acaba com o fio de WhatsApp com três horários diferentes e um PDF velho na pasta das transferências. O link vai por Slack, por email ou por mensagem direta, e também pode virar QR num cartão, para quem gosta de o guardar. Abre em qualquer navegador: no tablet em cima da mesa de receção, no portátil do CFO ou no telemóvel de quem vai a caminho. Se houver investidores em vários países, a página está em 7 idiomas e o conteúdo do convite pode ser configurado idioma a idioma.

Um convite digital não é um PDF: é uma página do evento que se edita e continua no mesmo link.

RSVP: uma lista organizada, não uma caça no WhatsApp

As confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista organizada, e não em respostas soltas que alguém tem de copiar à mão. As perguntas do formulário configuram-se no editor do navegador, onde também se ajustam os textos, até 6 fotos próprias e a música, sem instalar nada. Como o link não muda, pode afinar detalhes depois de publicar, com um botão. Faça o teste: escolha um design, edite a capa de graça e publique por 29,99 EUR, num pagamento único. Se alguém da equipa quiser papel, a solução sensata é combinar: link para todos e umas poucas cópias impressas para quem as guarde.