Convites para onboarding de novos colaboradores em Berlim

A Larissa assina o contrato numa quinta-feira. Na segunda-feira seguinte aterra em Berlim com um voo, uma mala e três endereços guardados no telemóvel: o da empresa, o do escritório e o do hotel das primeiras noites. Sabe que começa às nove da manhã. Não sabe quem a espera à porta, em que andar fica a equipa, nem qual é a saída certa da estação. A informação existe toda, mas está espalhada por quatro mensagens e cada uma diz uma coisa diferente. É aqui que entram os convites para onboarding de novos colaboradores em Berlim.

Um convite digital resolve isto antes do primeiro dia. A pessoa nova recebe um link, abre-o no browser e encontra a hora, o sítio e o mapa. Sem anexos, sem aplicação para instalar e sem ter de responder a um e-mail a dizer «confirmo».

O primeiro café convida-se, não se anuncia

Manda o link no mesmo dia em que a contratação fica fechada. Nessa altura a pessoa ainda está a arrumar a mudança, e é aí que a informação faz diferença: já sabe a que horas é a receção, em que escritório é e o que a espera à entrada. Um só link substitui a cadeia de e-mails com o endereço, o horário e o nome de quem a recebe na receção. E se metade da equipa vem de fora, o rótulo pode ser «Bem-vinda a Berlim, Larissa» em vez do genérico «Onboarding Q3».

• Data e hora exatas da receção, com a hora de chegada e a de saída.
• Endereço com o ponto de entrada certo e um link de mapa que abra no telemóvel.
• Código de vestuário numa linha: «jeans e ténis» diz mais do que «casual».
• No máximo duas perguntas de RSVP: uma de presença e uma de horário.

Um link, não um PDF perdido no e-mail

O convite é uma página web própria. Abre-se no browser do telemóvel, do tablet ou do computador, sem instalar nada e sem anexos que ninguém encontra. Partilha-se por link, por QR ou por mensagem, e o QR funciona bem no ecrã da entrada ou na parede da sala de reuniões.

As confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada, em vez de andarem repartidas entre WhatsApp, e-mail e respostas de viva voz. Se a sala mudar do terceiro para o quinto andar, edita-se e o link continua o mesmo. Ninguém recebe um e-mail de correção e não há nada para reimprimir nem para enviar de novo.

Quem chega não precisa de mais mensagens. Precisa de uma página onde a informação esteja toda e esteja certa.

O que se escreve num convite para onboarding (e o que fica de fora)

Escreve-se o essencial: rótulo, nome de quem chega, data, uma frase e o lugar. São campos separados, com contador de caracteres, e a pré-visualização aparece à medida que escreves — «Charlottenburg» não parte a linha. As perguntas de RSVP configuram-se: «Vens ao almoço?» ou «Preferes a visita das 10h ou a das 16h?». Alergias, ementas, intolerâncias ou transporte não cabem aqui: isso vai por outro canal.

Do teste grátis ao convite publicado

Escolhe-se um design da coleção e em modo de teste edita-se a capa sem pagar. Só ao comprar é que se desbloqueiam todas as cenas do convite. O editor abre-se no browser, sem instalar nada. A web está em sete idiomas — incluindo alemão — e o conteúdo do convite também se configura por idioma. Publica-se com um botão e as respostas chegam ao mesmo convite. Custa 29,99 EUR por convite, pagamento único, sem subscrição. Escolhe um design, experimenta de graça e publica o convite antes do primeiro dia.