Convites para um evento corporativo no teatro

Faltam duas semanas. A sala tem lotação contada, uma porta de artistas e duas sessões marcadas. E os convites para um evento corporativo no teatro continuam a sair um a um, por mensagem, com três versões diferentes da hora de início a circular no mesmo grupo.

Um teatro não perdoa improviso. Ou o convidado sabe a que sessão vai, a que horas abre a porta e onde deixa o carro, ou fica em casa a achar que aquilo era para outra pessoa. Uma página própria com esses dados resolve o que uma mensagem solta nunca resolve.

A lotação decide antes do design

Antes de escolher cores, decide quem cabe onde. Se a lista de nomes é maior do que a sala, divide o público em duas sessões — por exemplo, às 18h e às 20h30 — e diz a cada convidado qual é a sua logo na primeira linha. Se a empresa tem turnos ou escritórios diferentes, agrupa os convites por equipa. É mais rápido do que perguntar um a um quem consegue ir a que sessão.

• Hora de abertura de portas e hora de início, em duas linhas separadas.
• Sessão atribuída a cada convidado, visível logo na capa do convite.
• Nome exato da sala, porta de entrada e link para o mapa.
• Dress code com um exemplo concreto, não só a palavra 'etiqueta'.

Os bastidores têm regras próprias

Produção, artistas e oradores não recebem o mesmo texto que o público. Precisam de ponto de encontro, hora de chegada para a montagem e o nome de quem abre a porta dos artistas. Se há patrocinadores, o nome deles também entra no convite: 'mesa reservada para' e o nome da empresa diz muito mais do que 'convidado VIP', que ninguém sabe a que dá direito.

O dress code de um teatro não é o da empresa. Se o pedido é traje formal, dá um exemplo concreto em vez de escrever só 'etiqueta'. Se é smart casual, esclarece se o calçado do dia a dia entra ou não. E escreve a abertura de portas separada do início da função: são dois dados, não um.

Com a lotação dividida, os bastidores tratados e o mapa dentro do convite, o evento deixa de depender de quem responde às mensagens.

Convites para evento corporativo no teatro: o que o convidado pergunta à meia-noite

À meia-noite, ninguém quer saber do conceito. Quer saber como chega, onde deixa o carro, se ainda vai a tempo e por que porta entra. O nome exato da sala, a porta de acesso e um link para o mapa respondem a quase tudo. Deixa também um nome de produção dentro do próprio convite, para avisar de uma falta ou de uma mudança de última hora — não perdido numa conversa de emails que ninguém volta a abrir.

Mudar a hora não obriga a reenviar nada

Numa sala, mudar de horário ou de porta dois dias antes é normal. Com um convite em forma de página web, edita-se o texto e quem abre o link vê logo a versão atualizada: o endereço continua o mesmo. Ninguém tem de procurar o email original. E se alguém quiser papel para o escritório, imprime-se umas quantas cópias e deixa-se o link para os restantes: o papel não se corrige à última hora.

Com a lotação repartida por dois horários e os bastidores resolvidos, o convite passa a fazer parte da produção. Testa um design grátis, escreve o texto final e publica o link — para partilhar por mensagem, email ou QR — quando tudo estiver fechado.