Convites para evento corporativo sustentável: o que medir

Numa reunião de equipa, alguém pergunta como vai ser comunicado o evento corporativo sustentável deste ano. Mostras o convite digital e dizes que é tudo online, sem papel. A pessoa ao lado pergunta: «E os dados? O que reduzimos em relação ao ano passado?» Ficas sem resposta. Percebes que a sustentabilidade, sem números, é só uma palavra.

Um evento corporativo sustentável não se comunica com uma folha verde no convite. Comunica-se com dados concretos. Aqui tens o que explicar no convite digital e como o fazer sem imprimir nada.

Convites para evento corporativo sustentável: verde sem número é só um adjetivo

Escreve o que foi medido e com que alcance. Se é a luz do recinto, o táxi desde o aeroporto ou o menu, põe cada um na sua linha. «Evento sustentável» sozinho não diz nada ao convidado. Dá sempre o ano de referência: «30% menos do que na edição anterior» entende-se e pode ser repetido na próxima reunião. Se ainda não há medição, marca data: «publicamos o cálculo em março» transforma uma promessa num dado que o convidado pode esperar. Não escrevas «compensamos as emissões» sem dizer como nem com que empresa. O convidado que trabalha na área vai perguntar.

• O que foi medido e com que alcance: energia do recinto, transporte dos convidados e menu, cada um na sua linha.
• O ano com que comparas e quem fez o cálculo, escrito com nome e apelido.
• A parte que não controlas: deslocações e resíduos que não dependem da organização.
• O que muda se o evento se deslocar: hora, ponto de encontro e como se avisa o convidado.

O convite também conta: di-lo tu primeiro

Reconhece a proporção em voz alta: o convite é uma parte pequena do impacto do evento. Dizê-lo antes que um convidado o aponte na reunião gera mais confiança do que escondê-lo. Um QR impresso continua a ser papel: se distribuíres cartões com o código, não feches o texto com «zero papel». A saída honesta é mista: link para toda a lista e três ou quatro cópias impressas para quem as for guardar na gaveta. Não vale a pena fingir que a tua empresa é 100% digital se depois imprimes 200 convites em papel couché.

Se o jantar passa do comedor para o pátio às 20:30, o link muda e ninguém reimprime 200 cartões nem volta a enviar envelopes. Mudar a hora, o mapa ou o código de vestuário não obriga a reenviar nada: o convidado abre o mesmo link e vê a versão de hoje. Uma mensagem no WhatsApp com a correção é rápida, mas perde-se entre cem mensagens; o convite é o único sítio onde a versão boa está sempre. E se o evento for cancelado? O link pode ser atualizado com um aviso, sem teres de telefonar a cada pessoa.

O teu evento já está a fazer o trabalho sustentável; o convite só tem de o contar com a mesma precisão.

O que o RSVP pode perguntar e o que não

O formulário do RSVP configura-se com as tuas próprias perguntas: assistência, nome e o que precisares de saber antes do evento. As respostas chegam numa lista ordenada dentro do convite. O que não recolhe: alergias, menus, berços ou quem vem de comboio; isso continua a ir num e-mail à parte. Com as respostas já numa lista, não tens de perseguir ninguém pelo WhatsApp na semana antes do evento. E se algo mudar, o link atualiza-se sozinho. Não há app para instalar: o convidado abre o link no navegador do telemóvel, confirma e fecha. 29,99 EUR por convite, pagamento único e sem subscrição. A web está em sete idiomas e o conteúdo do convite pode ser configurado por idioma, algo útil quando na lista há gente que não partilha a tua língua. Publica o convite antes da próxima reunião e comunica os dados com a mesma precisão com que os mediste.