Convites para prova de vinhos corporativa: 5 formatos

A prova de vinhos corporativa decide-se numa terça-feira, com o café da tarde a acabar e a sala de reuniões ainda ocupada. Falta um mês para o evento. Alguém abre um grupo no WhatsApp, cola um PDF com letra pequena e envia. A partir daí é uma semana inteira de mensagens a perguntar «que horas era?» e «ainda vou a tempo de confirmar?». Quando o fornecedor muda a sala das barricas, o PDF já está impresso e ninguém tem paciência para repetir vinte mensagens.

Os convites para prova de vinhos corporativa — ou degustação, conforme a casa — resolvem isto de outra maneira: em vez de um anexo, há uma página web com link próprio. Não há aplicação para instalar nem ficheiro para abrir. O convidado toca no link, vê a hora, olha para a cena de capa e confirma ali mesmo, no telemóvel que já tem na mão.

Convites para evento corporativo: um link para toda a empresa

O primeiro formato é o mais simples e costuma resolver a maioria dos casos. Crias uma página para o evento, partilhas o link no email da equipa e afixas um código QR à entrada da sala de provas. Quem chega sem se lembrar do horário aponta a câmara do telemóvel e vê logo a hora, a morada e o que falta confirmar.

• Uma página para toda a empresa, partilhada por link ou por QR na entrada da sala de provas.
• Ninguém instala nada: o convidado abre o link no telemóvel e confirma a partir daí.
• Mudou a hora ou a morada da adega? Editas o convite e o link continua exatamente o mesmo.
• No editor há um contador de caracteres, para o rótulo e a frase não estourarem a mancha.

A cena de capa que diz o código de vestimenta sem soar rígido

O segundo formato põe uma cena de capa à frente de tudo o resto. Uma fotografia da adega com a frase «Prova de vinhos, 19h00» diz mais sobre a noite do que três linhas de instruções. E se o fornecedor trocar de barrica ou de mesa, marcas outra vez qual é a foto de capa e substituis a anterior em segundos.

O texto da etiqueta vive na mesma página, logo abaixo. Escreves «fato escuro» ou «smart casual» e cada convidado vê sempre a versão que está publicada, sem receber um email a corrigir a anterior.

Um convite editável não é um convite que se envia duas vezes.

RSVP dentro do convite, e não entre emails

No terceiro formato, as confirmações ficam dentro do próprio convite, numa lista ordenada. Configuras as perguntas do formulário — por exemplo «Confirmas a presença?» e «Nome para a receção?» — e deixas de perseguir respostas por mensagem ou por telefone.

Um convite para equipas em vários países

O quarto formato serve provas com escritórios fora de Portugal. A página é a mesma, mas o conteúdo configura-se por idioma: quem abre o link de França, de Itália ou do Brasil lê no seu idioma, sem ser preciso criar dois convites separados. As fotografias e a música escolhem-se uma vez, e a hora e o lugar são os mesmos em todos os idiomas.

Há um detalhe que vale a pena decidir desde o início. Se alguém quiser papel, a solução sensata é combinar as duas coisas: link para todos e umas quantas cópias impressas para quem as for guardar. As cenas encadeadas deixam o convite contar a noite por passos: chegada, brinde, última prova. Escolhe um design da coleção, experimenta grátis e publica o link em minutos. Por 29,99 EUR, a prova de vinhos da tua empresa fica com um convite que os RH aprovam e que se atualiza sem reenviar nada.