Convites para evento corporativo de portas abertas com filhos

Faltam três dias para o portas abertas da empresa. Os convites para evento corporativo de portas abertas foram enviados há duas semanas e agora o catering pede o número final de pratos. Você abre a lista de confirmações: 62 adultos, nenhuma linha sobre crianças. Metade dos colegas tem filhos e ninguém ainda sabe se eles vêm.

A sala está reservada para 80 pessoas. Se aparecerem 15 crianças que não entraram nessa conta, os lugares acabam antes da sobremesa. Isto resolve-se antes de enviar o convite, não na véspera.

Lotação nos convites para evento corporativo de portas abertas

Comece pelo espaço. Pergunte ao responsável se os menores contam para o limite de pessoas. Há salas que aplicam uma lotação mais baixa quando entram crianças pequenas; outras não as contam no papel, mas exigem que estejam identificadas à entrada. Confirme também o que dizem o seguro e o contrato do catering: alguns fornecedores calculam as refeições pelo total de pessoas na sala, mesmo que as crianças comam menos. Exemplo: 80 lugares e 15 crianças deixam 65 lugares para adultos. Se convidar 75 colegas, alguém fica de fora.

• Pergunte ao espaço se as crianças contam para a lotação e se há limite de idade para entrar.
• Leia as condições do seguro e do catering: o número de refeições pode incluir os menores.
• Faça a conta antes de enviar: 80 lugares e 15 crianças deixam 65 lugares para adultos.
• Defina cedo o que é «criança» no seu evento: bebés ao colo, até aos 12 anos, ou todos.

O RSVP pergunta por crianças (e por idades)

No convite digital, as perguntas do RSVP são configuráveis. Monte um campo numérico com duas partes — quantos adultos, quantas crianças — e a resposta chega já separada. As confirmações ficam numa lista ordenada, dentro da própria página, sem contar cabeças em mensagens soltas.

Acrescente um campo de idades só se isso lhe servir para alguma coisa: montar uma mesa de trabalhos manuais ou avisar o catering das doses mais pequenas. Exemplo de pergunta: «Vêm crianças? Diga quantas e que idades.» Com essa lista, você pede o número certo de cadeiras altas.

Uma pergunta clara no RSVP poupa a conversa mais desconfortável da véspera: dizer a alguém que já não há lugar à mesa.

A comida, o espaço e o que dizer às famílias

Com o número de crianças na mão, avise o catering: doses mais pequenas e sobremesas que se comem com as mãos. Reserve um canto com mesas baixas, cadeiras altas ou uma caixa de brinquedos, longe das colunas de som. Dez crianças pedem uma mesa à parte; se o evento durar a tarde inteira, alguém tem de ficar por perto a olhar por elas — e essas pessoas contam igualmente na lotação. No texto do convite, não deixe dúvidas. Se os mais pequenos fazem parte, escreva-o: «Os pequenos são parte da festa». Se é uma noite só para adultos, diga isso com todas as letras. «Tragam os filhos» diz que estão convidados, mas não diz se contam para a lotação — e é essa diferença que dá dores de cabeça. Decida se as crianças contam e deixe o resto com o convite.