Convites para evento corporativo em jardim botânico

São dez da manhã de uma segunda-feira e a visita guiada começa às dez e meia. O ponto de encontro é a entrada do jardim botânico, junto ao portão de ferro. Três pessoas estão à espera no lugar errado, no parque de estacionamento, e outras duas não sabem se o almoço é servido na estufa ou na sala de receção. Está tudo num grupo de WhatsApp com 74 mensagens não lidas.

Um convite digital para evento de empresa resolve isto sem complicações: é uma página própria, que abre num link, com as horas, o mapa e o lugar exato de cada bloco. Com RSVP na mesma página, ficas a saber quantos vão mesmo — e não andas a contar mensagens.

Convites para evento corporativo em jardim botânico: primeiro as horas, depois o design

Antes de escolheres cores ou tipos de letra, fecha três horas: chegada, início da atividade e encerramento. Se o jardim fecha às 19h00, o último brinde é às 18h15, não às 18h50. E dá tempo real a cada bloco: uma visita de 30 minutos não cabe num percurso de 15 minutos até à estufa. A agenda vem primeiro porque tudo o resto depende dela.

• Três horas fixas: chegada, início e encerramento, sempre antes da hora de fecho do jardim.
• Duração real por bloco: visita guiada, discurso da direção e refeição, contando com o tempo de caminhada entre zonas.
• Dez minutos de margem entre zonas: ir do roseiral à sala faz parte do evento, não é atraso.
• Uma pessoa responsável por confirmar com o jardim se o horário da visita é exclusivo do vosso grupo.

O aforo pergunta-se ao jardim, não se adivinha

Pede por escrito o aforo máximo e o limite de cada espaço. A estufa pode receber 40 pessoas mesmo que o jardim inteiro receba 200, e a sala do discurso tem o seu próprio número. Vale a pena confirmar também se há horários em que esses espaços estão ocupados por outros grupos.

Convida com folga. Se a sala tem 80 lugares, não envies 80 convites certos: usa o RSVP para ver as confirmações reais e ajustas antes de fechar. Quando o catering ou o material dependem de um número, fecha o RSVP com antecedência. Um exemplo: confirmações até quinta para o evento de segunda.

O plano B não é um email à parte: é a mesma página, com outro ponto de encontro.

Plano B de chuva: o mesmo link, outro ponto de encontro

Escolhe um abrigo coberto dentro do recinto — estufa, tenda ou sala de receção — e escreve o endereço exato desse ponto de encontro. Publica o plano B no convite desde o início, não num email separado. Se a hora mudar, editas o convite e o link continua o mesmo, sem reenviar envelopes nem PDFs. Na véspera, basta uma frase: «Se chover, encontramo-nos na estufa às 10h00.»

Um convite que abre no telemóvel sem instalar nada

Partilha um link pelo email interno, um QR na receção ou uma mensagem no canal da empresa. Os colaboradores abrem no navegador e confirmam do telemóvel, sem instalar nada. No editor personalizas as cenas com até 6 fotos do jardim, o mapa, o código de vestimenta e uma frase de boas-vindas; a pré-visualização aparece no momento. Configuras as perguntas do RSVP — nome, presença e turno da visita guiada — e as respostas chegam organizadas dentro do próprio convite.

Se o evento é num jardim botânico, o convite não pode ser um PDF perdido entre emails. Cria um convite digital na Send The Joy, testa-o grátis e publica um link que a tua equipa abre no telemóvel por 29,99 EUR, num pagamento único. Depois do último brinde o link continua vivo, e se algo mudar editas e todos veem a versão atualizada.