Convites para evento corporativo: hora, roupa e mapa

Faltam três dias para o team building e o chat do grupo já vai em vinte e duas mensagens. Só duas perguntas continuam sem resposta: a que horas é que aquilo começa, e se dá para aparecer de ténis.

Nenhuma delas precisa de reunião. Cabem as duas no convite, escritas por quem organiza. Os convidados abrem o link no navegador, sem instalar nada, e se o estúdio mudar de sala na véspera, a mudança aparece no mesmo link que já têm no telefone.

Convites para evento corporativo: a hora de chegada e a hora de acabar

Se a tarde tem duas partes, escreve as duas horas. «19:00, credenciais e troca de calçado» e «19:30, começa a coreografia». Com um só horário, metade do escritório acaba a perguntar por mensagem. Diz também quando termina: saber se o ensaio acaba às 21:00 ou às 22:30 decide quem fica para o jantar.

• Hora de chegada e hora de acabar, cada uma na sua linha
• O que acontece em cada momento: credenciais, troca de calçado, primeiro passo da coreografia
• Minutos a pé desde a estação de metro mais próxima
• A que horas começa o jantar, se houver jantar depois do estúdio

O código de vestimenta explica-se com um exemplo, não com um adjetivo

«Smart casual» não diz a ninguém se pode levar ténis. Escreve «roupa confortável e ténis de sola clara» e a dúvida acaba ali. Se na sala se dança descalço, escreve-o como instrução: «tiramos os sapatos, traz meias ou calçado de dança». Uma das fotos do convite faz o resto: uma imagem do grupo com a roupa certa comunica mais do que três linhas de texto.

Chegar ao estúdio também faz parte do plano. Muitos ficam em rés-do-chão ou primeiros andares sem placa na rua, por isso escreve o número da porta, o piso e o nome da sala. Descreve o acesso exato: «carrega no 12 da porta, a sala é no fundo do corredor». Se a campainha não funcionar, é melhor que saibam antes de sair de casa.

A hora, a roupa e o mapa ficam no mesmo link. O resto resolve-se no dia.

Uma mudança de última hora não tem de custar quarenta mensagens

Se o estúdio confirmar a sala dois dias antes, editas o lugar e o link continua o mesmo: os convidados veem a versão atualizada. O mesmo com o calçado, passar de «ténis» para «calçado de dança» não obriga a reenviar nada. E se alguém pedir papel, o sensato é o que já funciona: link para todos e umas quantas cópias impressas só para quem as for guardar. Escolhe um design, testa a capa grátis e deixa a hora, a roupa e o mapa resolvidos num único link.