Convites para evento corporativo: homenagem de aposentadoria

Faltam duas semanas para a despedida do Jorge, 25 anos na empresa. No grupo da equipa já vão quarenta mensagens e ninguém sabe se a hora é 19h00 ou 19h30, se pode levar o marido ou a mulher, ou se a sala é a do piso 2. Os convites para evento corporativo ficaram para o fim da lista, e agora é isso que se nota.

Um evento corporativo para aposentados da empresa não se resolve com um recado na copa. Resolve-se com decisões tomadas antes de escrever: quem convida, como trata quem convida e o que quer que eles vistam. O resto é protocolo, e o protocolo não se aposenta no dia da homenagem.

Convites para evento corporativo: o protocolo não se aposenta

Antes da primeira linha, decida o tratamento. Se a casa usa o «tu» todos os dias, uma despedida de 25 anos pode recuperar o tratamento formal só na capa, e isso nota-se. Decida também quem assina: não é o mesmo convite se vem da direção ou se é uma nota escrita por dois colegas do armazém que partilharam turnos durante anos.

• Tratamento decidido antes de escrever: a mesma capa não serve para a direção e para dois colegas de turno.
• O anfitrião tem nome, não «a empresa».
• Frase de capa com dados reais: «40 anos, 12 de junho» diz mais do que «contamos contigo».
• Nome completo na capa e a alcunha entre parênteses: «João Meireles (o Zé do armazém)».

O dado antes do enfeite

Separe a hora de chegada da hora do brinde. «19h00, aperitivo de boas-vindas» ou «19h30, início da cerimónia» evita que metade da sala entre exatamente quando alguém começa a falar. O lugar escreve-se com referência física: endereço, nome da sala — «piso 2, sala Linde» — e um mapa que abra com um toque no telefone. E diga quem está convidado: «com acompanhante» ou «só pessoal da fábrica» é um dado, não um mal-entendido que depois se resolve a mensagens no grupo da equipa.

Nada disto vive num PDF nem num cartaz à porta da copa. Vive num convite digital: uma página própria que abre em qualquer navegador, sem instalar aplicação nenhuma, e cujas confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada. Ninguém anda a perseguir respostas por WhatsApp.

Um convite lido em trinta segundos poupa trinta mensagens no grupo da equipa.

Código de vestimenta em duas palavras

«Traje escuro» funciona; «elegante» não diz nada. Diga a cor e o tipo de calçado e ninguém aparece informal numa ceia com discursos. A vestimenta anda com o lugar: não se escreve o mesmo para uma ceia na sala de reuniões e para um terraço em agosto, às nove da noite. Se há discursos e depois música, escreva isso numa linha — quem sabe que vai ficar de pé ajusta os sapatos.

O dia seguinte também conta

No dia seguinte, o link continua a ser o mesmo. Uma foto de capa com a equipa e uma cena de memória transformam-no na recordação da homenagem, não num aviso que se apaga do telefone. O homenageado pode ficar com algo físico: umas quantas cópias impressas para quem as vai guardar e o link para todos os outros. É digital, não imprime nem envia papel, por isso, se quiser papel, combine as duas coisas.

Escolha um design, teste a capa sem pagar e publique o convite quando o texto estiver tão cuidado como o discurso de despedida. São 29,99 EUR por convite, pagamento único, e o link pode ser editado até à última mudança de hora.