Convites de evento corporativo: fusos horários sem erro

Num convite de evento corporativo, a hora parece a parte fácil. Escreve-se 10:00, ninguém questiona, todos confirmam. Depois, em São Paulo, alguém lê o mesmo texto, faz a conta de cabeça, erra por uma hora e entra na reunião quando as boas-vindas já terminaram. A hora estava lá. O fuso horário, não.

Fuso não é assunto de quem gosta de mapas. É a diferença entre a reunião começar com todos e começar com metade da sala. Escrever a hora num convite que junta gente em vários países resolve-se com quatro decisões, e nenhuma obriga a saber fusos de cor.

Fusos horários num convite de evento corporativo: CET não é uma hora

CET e CEST não são a mesma coisa. CET é o horário de inverno da Europa Central; em março o relógio salta uma hora e passa a valer CEST. Um convite escrito em fevereiro com «10:00 CET» descreve, em julho, um momento diferente daquele que você queria. E se o evento é em Lisboa ou no Porto, nem CET é: Portugal anda em UTC+0 no inverno e UTC+1 no verão. «Hora de Lisboa» diz mais a um convidado de Milão ou do México do que uma sigla de três letras.

• Escreva a hora da cidade onde o evento acontece, com o fuso ao lado: 10:00 (Lisboa, UTC+0 no inverno, UTC+1 no verão).
• Diga o espaço, não só a cidade: «10:00, sala 3 do escritório de Lisboa» não deixa dúvidas a ninguém.
• Se o evento é online, junte sempre UTC. É a única referência que não se mexe quando entra o horário de verão.
• Com fusos de meia hora, como a Índia (UTC+5:30), faça a conversão por eles. Meia hora é exatamente a parte que as pessoas erram.

As 10:00 de Lisboa são as 07:00 de São Paulo

Em janeiro, 10:00 em Lisboa são 07:00 em São Paulo. Em julho, são 06:00. Portugal adianta o relógio; o Brasil não mexe no dele. O convite é o mesmo, mas a hora a que o convidado tem de estar sentado não é.

Se há gente espalhada, escreva você as conversões: «10:00 em Lisboa (UTC+0) / 07:00 em São Paulo / 14:00 em Dubai / 19:00 em Tóquio». São quatro números que poupam mensagens a perguntar a mesma coisa. Quem organiza tem a conta na cabeça; quem recebe não tem obrigação de a fazer.

A hora certa no fuso errado chega tão tarde como a hora errada.

PDF congelado e mensagem reenviada são o mesmo erro

Se o evento passa de 10:00 para 11:00 e você avisou com um PDF em anexo, tem de voltar a escrever à lista inteira e esperar que cada pessoa abra a versão nova. Com mensagens reenviadas é igual: aparecem «convite», «convite v2» e «convite final definitivo», e ninguém sabe qual manda. Num convite digital com link fixo, você corrige a hora e quem já tinha o link abre a versão atualizada. Não recebe nada, não reenvia nada.

O formulário de confirmação resolve o que a nota de rodapé não resolve

É junto do formulário que a pessoa decide se vai ou não. Ponha a hora e os fusos ali, não escondidos no fim de um texto comprido. E acrescente uma pergunta sua: «de que cidade vai participar?». Assim sabe quem tem de estar acordado às 07:00 e quem vai estar na mesma sala que você. As confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada, em vez de andarem espalhadas por mensagens, e-mails e chamadas de que já ninguém se lembra.

Da próxima vez que a hora do evento mudar, não vai ter de escrever a todos, um por um. Corrige o convite, o link continua o mesmo e, se tem convidados em vários países, o texto configura-se por idioma sem precisar de uma segunda versão. Experimente grátis, veja como fica a capa do seu convite e desbloqueie-o quando estiver convencido. Ninguém precisa de instalar nada: abre-se no navegador, no telefone, no tablet ou no computador.