Convites para evento corporativo: feira de bem-estar

Terça-feira, 9h07. Alguém escreve no grupo da equipa: «Yoga amanhã às 9h, apareçam.» Dois minutos depois há três perguntas — em que sala, quanto tempo dura, se conta como horário de trabalho — e nenhuma resposta, porque quem escreveu já entrou numa reunião. É assim que uma feira de bem-estar perde gente antes de começar.

O problema raramente é falta de vontade. É falta de informação no sítio certo. Um convite digital para evento corporativo resolve isso: uma página que se abre num link, com a hora, a sala e as regras todas no mesmo lugar.

O convite não é uma ordem, é uma agenda clara

Quem lê «yoga às 9h» e mais nada entende duas coisas: que é obrigatório e que tem de descobrir o resto sozinho. Tira as duas dúvidas logo na portada. Data, hora de início e de fim, sala exata e se pode ir em horário de trabalho. Se as vagas são limitadas, diz também — e onde se faz a inscrição.

• Hora de início e de fim de cada sessão: yoga, palestra, workshop.
• Sala ou stand exato, com um ponto de encontro à entrada.
• Se a participação é voluntária e se conta como horário de trabalho.
• O que levar: roupa confortável, água, tapete de yoga — ou nada.

Convites para evento corporativo: o que cada pessoa quer saber antes de dizer sim

Depois da logística vem o formato. «Palestra de 15 minutos» e «workshop prático de 45 minutos» são coisas diferentes, e ninguém se prepara da mesma forma. Diz o que é, quanto dura e se é preciso inscrever-se antes. Se não for preciso levar nada, escreve isso também: as dúvidas acabam ali.

Acrescenta um mapa ou um link para o ponto exato dentro do edifício. Parece um detalhe, mas é a diferença entre as pessoas chegarem à hora certa e passares a manhã a responder a mensagens a perguntar onde fica a sala 3. Num convite digital podes escolher a foto de capa — a entrada do edifício, por exemplo — e escrever o ponto de encontro na mesma página.

Mudar a hora ou a sala não devia dar confusão

O workshop de meditação passa da sala 1 para a sala 3 e a palestra atrasa meia hora. Editas o convite e o link continua a ser o mesmo. Não há cartazes para reimprimir nem emails para reenviar: quem abrir o link vê a versão atualizada. Também podes trocar «roupa confortável» por «traz calçado desportivo» e ninguém fica com a informação antiga.

Ninguém tem de saber de cor a que horas é o yoga. Isso é trabalho do convite.

Um convite digital lê-se no telemóvel, sem instalar nada

Quem recebe abre o link ou lê um código QR e confirma ali mesmo, de qualquer navegador, sem instalar nada. As respostas ficam numa lista ordenada dentro do próprio convite, e as perguntas do formulário podes configurar: «vens?» e, se quiseres, «a que sessão?». Nada de andar a perseguir confirmações por WhatsApp. Escolhe um design, escreve o horário, a sala e o que levar, e testa sem pagar. Se ao leres a portada ainda tiveres dúvidas, quem recebe também vai ter.