Convites para evento corporativo com dietas especiais

Imaginem um almoço de empresa para 40 pessoas. Fecham o restaurante, escolhem o menu, combinam o preço por pessoa e, três dias antes, chegam duas mensagens: uma pessoa não pode comer glúten, outra não bebe leite. A cozinha fica a inventar dois pratos à última hora e alguém da organização anda a telefonar para descobrir a quem pertencem as restrições. Num convite para evento corporativo, este problema começa muito antes do almoço.

As dietas especiais resolvem-se antes de fechar o catering, não no dia. Uma pergunta clara, uma lista com nomes e necessidades concretas, e a cozinha trabalha com dados em vez de suposições. Perguntar a tempo muda o menu; perguntar na hora muda o prato de alguém. É meia hora de trabalho que evita uma situação desagradável à frente de todos.

Dietas especiais em convites para evento corporativo

Vejam o caso concreto. Numa mesa de 40, dois não tomam lactose, uma pessoa é celíaca e outra não come peixe. Isso não é uma dieta especial: são três pratos diferentes e uma travessa à parte. A cozinha precisa de saber isto com dias de antecedência, não com horas, e precisa de saber a quem corresponde cada prato.

• Registem nome e necessidade concreta. 'Marta, sem glúten e sem traços' dá para cozinhar; 'há gente com intolerâncias' não serve para nada.
• Perguntem no dia em que enviam o convite, não na véspera. Quem responde a pensar no almoço responde com detalhe.
• Nomeiem uma pessoa da organização como ponto de contacto com a cozinha. Uma só voz evita informação trocada.
• Confirmem por escrito o que ficou combinado: os pratos, a travessa à parte e os nomes a que correspondem.

Uma pergunta clara ganha a um formulário de vinte campos

Cinco caixas que ninguém preenche não valem nada. Uma pergunta aberta resolve: 'Há algo que não possam comer ou beber? Digam o nome e o que evitar.' Quem tem uma restrição a sério responde; quem não tem passa à frente e segue para o resto das informações do evento. Não precisam de um questionário longo: precisam de uma frase que todos entendam e que não deixe dúvidas sobre o que fazer com a resposta.

Juntem sempre um exemplo entre parênteses: '(por exemplo: sem glúten, sem frutos secos, vegetariano)'. Sem exemplo, metade responde 'como de tudo' e a outra metade escreve uma frase vaga que não se pode passar à cozinha. E peçam o nome junto com a necessidade: 'sem lactose' sem nome não permite sentar ninguém à mesa. Quanto mais concreto for o pedido, menos vezes vão ter de voltar a perguntar.

Uma alergia não é uma dieta especial: é um prato diferente, com nome próprio.

O catering quer três colunas, não uma novela

Se o almoço tiver mesas marcadas, digam a que mesa vai cada pessoa, para quem serve à mesa deixar o prato sem glúten sem perguntar em voz alta. Fechem a contagem no dia anterior à data que o catering pedir, não no próprio dia: há sempre alguém que confirma às 23h41. E vale a pena ser claro sobre o que um convite digital faz aqui. Confirma presenças, guarda as respostas numa lista ordenada e mantém o mesmo link, mesmo que a hora ou a sala mudem depois de enviado. Não tem campo de alergias nem lista de menus: essa recolha faz-se à parte, com uma chamada ou uma mensagem direta, e passa-se para a cozinha em três colunas. O convite custa 29,99 EUR, paga-se uma vez, e podem começar por uma capa gratuita antes de decidir a data.