Convites para evento corporativo com convidados de 5 países

São 19h00 no convite e ninguém sabe de que hora se trata. O colega de Lisboa aparece à hora marcada. O de São Paulo aparece três horas mais tarde, convencido de que ainda vai a tempo. Não foi distração de ninguém: o convite dizia uma hora, mas não dizia de onde.

Com convidados de cinco países na lista, a cena repete-se a cada email que se reenvia. Alguém pergunta a hora local, outro pergunta se é de manhã ou à noite, um terceiro pergunta se há transporte do aeroporto. O problema não está no design do convite. Está na informação que ficou de fora.

Convites para evento corporativo: hora, idioma e aeroporto

Estes três dados decidem-se antes de escolher cores ou tipo de letra, e são exatamente os três que ninguém coloca num PDF. A hora sem fuso horário, o texto numa única língua e o aeroporto resolvido no dia anterior, mensagem a mensagem, um convidado de cada vez.

• Hora com fuso e cidade de referência: 19h00 em Lisboa, 16h00 em São Paulo.
• Idioma configurado por bloco: a capa em inglês, o programa em francês, a confirmação em alemão, tudo dentro do mesmo convite.
• Aeroporto, tempo de traslado e hora-limite de chegada recomendada, escritos no convite em vez de combinados um a um.
• Código de vestimenta com uma peça de exemplo: camisa sem gravata ou vestido simples, em vez da palavra formal.

Um link em vez de cinquenta emails

Mudou a hora do jantar ou o código de vestimenta? Edita-se e o mesmo link passa a mostrar a versão nova a todos, sem reenviar nada. Não há versões diferentes do convite a circular por três grupos de email. E quando alguém pergunta onde era, a resposta é o mesmo link. O QR na sala de reuniões serve para quem entrou no projeto dois dias antes e não estava na lista original.

O convite é uma página web com cenas encadeadas — chegada, sessão, jantar, encerramento — e até 6 fotos próprias que se encaixam no lugar sozinhas e podem ser trocadas mais tarde. Quem recebe abre no navegador que já tem no telefone, no tablet ou no computador, e confirma a partir daí. Ninguém instala uma app para dizer que sim.

Antes do tipo de letra, decide-se o fuso, a língua e o aeroporto. O resto do convite torna-se muito mais simples depois disso.

O RSVP que não se persegue no WhatsApp

As confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada, e as perguntas do formulário configuram-se: jantar, visita às instalações e sessão da manhã podem ser três perguntas separadas. Sobre alergias, menus e traslados, sejamos claros: não se recolhem neste RSVP; isso pede um canal à parte. Escolham um design, editem a capa em modo de teste sem pagar e publiquem um único link que serve para Lisboa, São Paulo e Singapura. Custa 29,99 EUR por convite, é pagamento único e o link atualiza-se sozinho quando algo mudar.