Convites para evento corporativo com streaming: um link só

Faltam três semanas para o evento. Metade da equipa vai estar na sala, a outra metade liga-se de casa, e às nove da manhã alguém pergunta no grupo a que horas começa. Ao meio-dia, pergunta outra vez. Quem organiza convites para evento corporativo com streaming conhece bem esta cena: a informação está espalhada por três mensagens e um PDF.

O problema não é a dúvida. É haver dois sítios diferentes para a mesma resposta. Um convite digital resolve isto numa página só: a hora, a morada da sala e o link da emissão vivem juntos, num endereço que abre em qualquer navegador sem instalar nada.

Convites para evento corporativo com streaming: um link que serve para todos

Quem vai à sala e quem se liga de outra cidade recebem o mesmo link. Dentro do convite convivem o mapa, a morada, o link da emissão e a hora de início. Nada de PDF anexo que se perde a meio de uma cadeia de emails.

• Hora escrita com dois fusos: 18:00 (Lisboa) / 14:00 (São Paulo), no campo da data.
• Link da emissão colado ao lado da morada, no mesmo bloco.
• Um QR no ecrã da entrada e um botão no chat da equipa abrem a mesma página.
• Pergunta de RSVP: 'Vais à sala ou ligas-te online?'

Dois públicos, um só convite

Deixa claro no texto o que se aplica a cada um. Código de vestuário para quem vai à sala, e uma linha a dizer que de casa não é preciso. A dúvida fica resolvida antes de alguém a escrever no grupo.

Configura as perguntas do RSVP para separar quem vai presencialmente de quem se liga online. Assim sabes quantas cadeiras montar e a quem enviar o link da emissão no próprio dia. E o mesmo link serve para a equipa interna, os oradores e o fornecedor de streaming: no telemóvel ou no portátil, todos veem exatamente o mesmo.

Um convite, um link, e a versão que os convidados abrem é sempre a atual — mesmo que a hora mude na véspera.

Mudar a hora não obriga a reenviar nada

Se o evento passa da sala A para a sala B, ou o orador das 19:00 passa para as 19:30, editas o convite no editor do navegador e o link continua o mesmo. Ninguém tem de procurar um email antigo. O contador do convite faz a contagem decrescente até à hora da emissão: quem abre o link três dias antes vê quanto falta. E as confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada — o 'eu vou' deixa de se perder entre mensagens de bom dia.

O que o convite não faz

Não imprime nem envia papel. Se o comité quiser cópias para o arquivo ou para a mesa de credenciação, a combinação sensata é um link para todos e umas quantas impressas para quem as vá guardar. E os convidados precisam de um telemóvel, um tablet ou um computador com ligação: vale a pena dizê-lo se o teu público inclui perfis pouco digitais, com um telefone de contacto para dúvidas.

Um evento híbrido decide-se nos detalhes: a hora com dois fusos, um link que não caduca e um RSVP que ninguém tem de andar a perseguir. Com um convite digital da Send The Joy, 29,99 EUR num pagamento único, publicas quando publicares, o link continua o mesmo e os convidados veem sempre a versão atualizada.