Convites para evento corporativo no cinema: sala e RSVP

Faltam dois dias para a convenção e alguém pergunta no grupo da empresa: «É na Sala 3 ou na 5?» O convite para evento corporativo no cinema que receberam não dizia a sala. A resposta acaba sempre na mesma: mensagens cruzadas e alguém a ligar para o cinema.

Alugar uma sala de cinema para a convenção obriga a dois dados exatos: a sala e o RSVP. Se faltar um deles, a equipa perde a manhã a responder a mensagens em vez de dar as boas-vindas.

No convite para evento corporativo no cinema, a sala e a hora vêm antes do design

O nome do cinema e o número da sala («Cines Norte, Sala 5») são o que as pessoas procuram com o polegar no telemóvel. Se não estiver, acabam a perguntar no grupo de WhatsApp da empresa. Separa a hora de abertura de portas da hora de início: «acreditação 18:30, projeção 19:00» evita os que chegam com o café na mão e os que perdem o primeiro minuto. Indica a porta correta e o parque: num centro comercial, a entrada do parque e a da rua não levam ao mesmo sítio.

• Cinema e número da sala, escrito tal e qual («Cines Norte, Sala 5»)
• Data com duas horas: abertura de portas e início da projeção
• Porta correta e indicação do parque de estacionamento
• Uma frase de uma linha que explique o que é o evento e para quem é

O RSVP é o aforo real

Um formulário com nome, empresa e cargo, e uma pergunta de uma só opção: «vou», «não vou» ou «vou com acompanhante». As confirmações chegam numa lista organizada dentro do próprio convite, por isso ninguém tem de andar a perseguir respostas pelo WhatsApp na tarde anterior ao evento.

As perguntas do formulário de confirmação configuram-se uma a uma. Se precisares de saber quem fica para o copo depois da projeção, perguntas nesse mesmo momento.

Com a sala e o RSVP no mesmo link, no dia da convenção só falta abrir a porta e dar as boas-vindas.

Um link, um QR e nenhuma app

O convidado abre o link no navegador do telemóvel e confirma a partir daí: não descarrega nada, não cria conta e não se perde entre ecrãs. O QR impresso na acreditação ou projetado à entrada leva à mesma página, por isso quem chega sem o e-mail à mão continua a poder confirmar. Até 6 fotos próprias — a fachada do cinema, a equipa, a edição do ano passado — fazem com que a capa deixe de parecer um e-mail genérico de convocatória.

Mudar de sala sem reenviar nada

Se o cinema mudar a projeção da Sala 3 para a Sala 5, editas a cena e o link continua o mesmo: ninguém recebe um segundo e-mail que já não vai ler. A hora, o mapa, o código de vestimenta ou a frase da capa atualizam-se de imediato e os convidados veem sempre a versão em vigor. Isso também protege a mensagem de WhatsApp que já circula na empresa: o link antigo abre o convite novo sem que ninguém o reenvie.

Monta o convite com a sala e o RSVP hoje mesmo e publica-o quando tiveres o cinema confirmado. O convite digital da Send The Joy custa 29,99 EUR, prova-se grátis em modo de teste e publica-se com um botão.