Convites para evento corporativo no aeroporto: a porta certa

19h05. O convite dizia «aeroporto, 19h». Metade do grupo está no terminal de partidas, a procurar um balcão que não existe. A outra metade já está sentada na sala privada, com a bebida na mão, sem saber quantos ainda faltam. Ninguém se atrasou por distração: atrasou-se porque o acesso do evento foi escrito à pressa.

Num evento dentro de um aeroporto, o acesso é a primeira coisa que alguém procura no telefone ao chegar. Se essa linha está errada, a noite começa com chamadas em vez de começar com um brinde.

Convites para evento corporativo no aeroporto: escreve a porta, não a cidade

A terminal privada não é para todos, e isso tem de estar claro no texto. Quem passa para a sala reservada e quem espera na zona pública antes do transfer são dois públicos diferentes, e ambos precisam de saber o que fazer. Se escreves apenas «aeroporto», cada convidado inventa o caminho que lhe parece certo. Escreve o acesso como o escreverias a quem nunca lá esteve, e junta o código de vestuário à logística na mesma linha: quem sai de casa de traje não quer descobrir à porta que o cinto de metal trava a revista.

• Acesso com letra e porta: «acesso de aviação executiva, porta lateral B».
• Ponto de encontro que se vê de longe: «balcão 4, por baixo do letreiro das Chegadas».
• Estacionamento com piso e minutos a pé: «P2, piso -1, três minutos até à porta B».
• Código de vestuário alinhado com o controlo: «traje, sem cinto nem relógio de metal».

O mapa pesa mais do que a morada

Uma morada não diz nada a quem está a conduzir. Um ponto de encontro diz tudo. Escreve algo que se veja à distância — «balcão 4, por baixo do letreiro das Chegadas» — e nomeia o parque com piso e minutos a pé, para ninguém começar a noite a andar às voltas com o carro.

Se o aeroporto mudar a porta ou o balcão, editas o mapa no editor do convite e o link continua a ser o mesmo. Ninguém tem de reenviar duzentas mensagens, e quem abrir o convite mais tarde vê sempre a versão atualizada.

O acesso, a zona e a hora não são decoração do convite: são a primeira peça da logística.

A noite contada em cenas

Abre com uma foto real da sala: a alcatifa, o balcão, a pista ao pôr do sol. Dá uma cena ao copo de boas-vindas das 19h00 e outra ao discurso das 20h15, cada uma com a hora escrita. Fecha com o brinde da equipa e a foto que resume o ano. As confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada: configura as perguntas úteis — nome, empresa, cargo — para os cartões de boas-vindas, e deixa uma aberta: «que tema queres ver na mesa-redonda?». Se mudares o copo para as 19h30, editas no navegador e quem abrir o mesmo link vê logo a nova hora. Escreve o acesso, a zona e a hora como se explicasses a um amigo ao telefone, testa o convite grátis e publica-o antes de a organização começar.