Convites digitais para eventos corporativos com lotação

Faltam duas semanas para o evento. A sala aluga 120 cadeiras, o catering prepara 120 pratos e na lista de confirmações aparecem 143 nomes. Cada 'sim' trouxe acompanhantes que ninguém contou. É aqui que a conta começa a falhar: não no design, mas no número.

O problema não é enviar um link bonito. É não ter um número fechado nem uma única lista onde esse número apareça. Um convite digital só resolve isto se o usarem para contar pessoas, não apenas para marcar a data e o lugar.

Convites digitais para eventos corporativos: a lotação antes do design

Antes de escolherem tipografia, escrevam o número. Se a sala admite 120 cadeiras e a cozinha serve 120 pratos, a lotação é 120. Não 150 'por precaução'. Um convite digital para eventos corporativos ajuda a manter esse número à vista, mas a decisão é vossa. O editor do navegador tem contador de caracteres e vista prévia; a conta das cadeiras é convosco. Podem filtrar os designs por estilo e testar a capa grátis antes de pagar; isso não muda o número de cadeiras.

• Contem lugares, não mensagens: 'Família Gomes +1' ocupa duas cadeiras, mesmo sendo um único envio e uma única resposta.
• Deixem uma margem escrita, por exemplo 8 lugares para oradores ou um acompanhante de última hora, e decidam hoje quem os pode usar amanhã.
• Definam se a lotação é estrita antes de enviar o link. Mudar a regra a meio confunde quem já confirmou.
• Usem o mesmo nome do evento no link, no QR e na lista de acesso para não criarem listas paralelas.

A pergunta que separa um lugar de dois

No formulário de confirmação, perguntem 'Quantas pessoas vêm?' em vez de um simples sim ou não. Um sim não diz se são uma ou quatro pessoas. As perguntas de RSVP são configuráveis, por isso escrevam a pergunta certa desde o início. Com um número, a lista soma sozinha.

Quando a lotação é apertada, peçam um nome por pessoa. 'Ana Reis +1' não serve para uma lista de acesso; 'Ana Reis' e 'Marcos Sol' servem. As confirmações chegam dentro da mesma página, por ordem, e não espalhadas por e-mails, WhatsApp e chamadas perdidas.

A lotação não se acerta no fim. Acerta-se quando escrevem a pergunta de confirmação.

Um link que se corrige sem reenvio

Se mudarem a hora, o lugar, o mapa ou o código de vestuário, o link é o mesmo. Os convidados veem a versão atualizada sem receber outra mensagem. Quando uma sala enche, editam o convite e avisam pelo canal que já usam; não reimprimem cartões nem voltam a enviar envelopes. Antes de fechar o catering, revisem a lista: 96 confirmações com 110 pratos contratados é dinheiro que fica na cozinha. A ferramenta não controla a lotação por vocês nem lê entradas; a contagem e a decisão são vossas. É 100% digital: se alguém quiser papel, combinem o link para todos com umas poucas cópias impressas para quem as vai guardar. Escolham um design, testem grátis e publiquem o convite digital por 29,99 EUR, com pagamento único. Os convidados abrem o link no navegador do telemóvel e confirmam, sem instalar nada. Se a organização estiver em vários países, o convite pode ser configurado em 7 idiomas.