Convites para congresso com sessões paralelas: guia prático

São 10h25 e há três sessões a começar à mesma hora. Para quem faz convites para congresso com sessões paralelas, é este o momento que decide tudo: o assistente está de pé no corredor, telemóvel na mão, a tentar perceber se a sua sala é a A ou a C.

Não é um problema de logística, é um problema de como a informação chegou até ele. Um programa em PDF de quatro páginas obriga a procurar o nome com o dedo, a fazer zoom e a voltar atrás. Um convite digital para congresso é outra coisa: uma página web própria que se abre com um link ou um QR code no navegador, sem instalar nada.

Convites para congresso com sessões paralelas: o problema não é a agenda

Com três sessões simultâneas, a dúvida do assistente não é o que há às 10h30. É a qual das três vai. Isso resolve-se no convite, não com um cartaz improvisado no corredor. Ele chega ao hotel às 9h40 com o telemóvel na mão: se o link abre no navegador, sem instalar nenhuma app, já resolveu a primeira dúvida do dia.

• O rótulo de cada faixa: Acreditação, Plenária, Sessões paralelas, Café, Encerramento.
• Hora e sala por cena, escritas tal como aparecem na porta: 10h30, Sala A, Sala B, Sala C.
• Um link curto e um QR code visíveis no balcão de acreditação.
• Uma pergunta de confirmação que diga a que sessão paralela vai cada pessoa.

O programa conta-se por cenas, não numa tabela

As cenas vão encadeadas como a própria jornada: acreditação, plenária, sessões paralelas, café e encerramento. Cada uma com o seu rótulo, a sua hora e o seu lugar. No editor do navegador, o Joy Studio, editas tudo sem instalar nada, com contador de caracteres e vista prévia ao momento.

Cada cena aceita texto e fotos próprias, até 6 no total. A Sala A pode levar a foto do auditório grande e a Sala B a da sala pequena, para que se reconheçam ao cruzar a porta. Podes marcar qual é a foto de capa e substituir qualquer uma mais tarde.

Um convite que diz a cada pessoa a sua sala, a sua hora e o seu lugar resolve mais do que qualquer cartaz no corredor.

O RSVP também decide a que sala vai cada um

As perguntas do formulário de confirmação configuram-se: podes acrescentar «A que sessão paralela assistes?» com as três opções, e o assistente responde a partir do mesmo link. As confirmações chegam dentro do convite, numa lista ordenada, em vez de se espalharem pelo e-mail, por três conversas de WhatsApp e por uma folha de cálculo.

Se uma sessão paralela muda de sala às 17h, editas essa cena e o link continua a ser o mesmo. Não há que reimprimir programas nem reenviar convites: quem abre o link vê a versão atualizada.

Um congresso com participantes de cinco países, um só link

Antes de escrever, escolhe o idioma do conteúdo. A web e os textos do convite podem ser configurados em espanhol, inglês, catalão, francês, italiano, português e alemão. Num congresso em Viena com participantes internacionais, um rótulo curto e uma hora funcionam melhor do que um parágrafo de boas-vindas cheio de siglas que ninguém recorda.

O link e o QR code são os mesmos para todos. Não há que preparar versões diferentes do programa para cada sala. Para quem quiser guardar o convite, a opção sensata é combinar: o link para todos e umas quantas cópias impressas só para a comissão.

Antes de imprimir uma pilha de programas que caducam no mesmo dia, monta o convite em modo de teste e vê como se lê num telemóvel. Quando publicares o link, cada assistente saberá a que sala vai sem perguntar a ninguém.