Convite de jantar de Natal da empresa: menu e hora

Faltam duas semanas para o jantar de Natal da empresa e a folha de cálculo partilhada continua igual: três colunas —sim, não, talvez— e metade das células vazias. A Rita não marcou nada porque não sabe se há menu sem glúten. O Miguel não sabe a que horas abre o bar. E o chefe já perguntou duas vezes quem vai.

A ninguém apetece abrir uma folha de cálculo em dezembro. O que funciona é um convite de jantar de Natal da empresa que responda às perguntas antes de elas serem feitas: menu, hora, mapa e confirmação, tudo no mesmo link.

O convite de jantar de Natal da empresa não é uma folha de Excel

Uma lista com três colunas fica sempre a meio caminho. Em dezembro ninguém a volta a abrir para marcar a sua caixa, e quem tem uma dúvida pergunta por WhatsApp —uma a uma, à espera de resposta.

• A confirmação responde-se a partir do telefone e as respostas ficam juntas, numa lista ordenada dentro da própria página.
• Antes de mandar 38 mensagens iguais por WhatsApp, um único link com o mesmo texto para todos.
• Ninguém instala nada: abre-se o link no browser e responde-se dali, entre duas reuniões.
• As perguntas do formulário de confirmação são configuráveis: perguntas o que precisas de saber e ficas com as respostas arrumadas.

Menu, alergias e hora escrevem-se uma vez

O menu escreve-se tal e qual: os dois pratos principais e a opção de sempre. Fica escrito e acaba o «e de segundo, o que é?» no dia 12. A hora da ceia e a hora a que abre o bar são dois dados diferentes —21h30 e 23h00, escritos em separado— e evitam que alguém chegue quando já se está a servir a sobremesa.

As alergias não se adivinham. Deixa no convite o canal que escolheres para avisar —uma mensagem, um email, um telefone— e a data limite escrita: «até 5 de dezembro», por exemplo. Vale a pena dizer também se se pode ir com acompanhante, como se avisa e até quando. É a diferença entre uma dúvida que se resolve sozinha e trinta mensagens iguais.

O menu, a hora e o mapa já os tens. Falta que cheguem juntos e ao mesmo sítio: um link, não um Excel anexado.

Mudar a hora não obriga a reimprimir nada

Se o restaurante confirmar às 21h30 em vez das 21h00, editas o texto e o link continua o mesmo. Ninguém recebe uma mensagem nova nem um cartão corrigido. O mesmo vale para o lugar, o mapa, o código de vestimenta ou a frase: o convidado abre o seu link e vê a versão atual. E não há que reimprimir sessenta cartões porque faltava a planta do hotel ou o nome certo da sala.

Um nome, uma foto e um idioma

Os textos vão em campos separados —rótulo, nomes, data, frase e lugar—, por isso mudar o nome do restaurante é preencher um campo, não refazer o design. Podes usar até seis fotos tuas, marcar qual é a capa e substituir qualquer uma mais tarde. O conteúdo também se pode configurar por idioma, o que dá jeito quando na equipa há quem leia em inglês ou francês.

E para quem guarda papel? A combinação sensata é link para todos e umas poucas cópias impressas para quem as vai guardar. Começa com um convite digital —tu e o teu telefone bastam— e deixa o Excel para a contabilidade.