Convite para evento corporativo: o mapa de mesas

São onze da noite da véspera e você está à mesa da cozinha com uma folha impressa, o telefone ao lado e um áudio de dois minutos que ainda não ouviu. O convite para evento corporativo saiu há duas semanas; as confirmações, essas, chegaram por todo o lado: três por e-mail, duas por chamada, quatro numa conversa que já tem oitenta mensagens. Faltam dois nomes para fechar o mapa de mesas e já não sabe quem disse sim.

Um jantar de empresa lembra-se por quem ficou ao seu lado, não pelo menu. Para que cada pessoa acabe numa mesa onde tenha com quem falar, o mapa de mesas tem de sair de uma lista de confirmações que esteja toda no mesmo lugar — e não de cinco conversas paralelas.

O mapa de mesas começa na lista de confirmações

Sem uma lista limpa não há plano possível. Se os «sim» chegam repartidos entre e-mail, chamadas e mensagens soltas, o que sobra é contar cabeças na noite anterior com uma folha e uma caneta. Num convite digital, as confirmações caem dentro da própria página, numa lista ordenada, no mesmo lugar onde a pessoa se inscreveu: não há nada para copiar e colar, e as perguntas do formulário configuram-se ao que precisa de saber. Conte também os «não». Uma recusa clara liberta uma cadeira, evita a mesa de onze e dá-lhe margem para encaixar quem avisou tarde.

• Feche a contagem das confirmações antes de decidir quantas mesas precisa. Não ao contrário.
• Nomeie as mesas por número e sala: «Sala Norte, mesa 4». Ninguém se lembra se era a mesa «Inovação».
• Ponha um anfitrião da sua empresa em cada mesa, alguém que puxe conversa entre um prato e o seguinte.
• Antes de atribuir lugares, veja se duas pessoas de empresas concorrentes ficam na mesma mesa. Separe-as com um anfitrião no meio.

Primeiro os grupos, depois os números

Desenhe o plano por afinidade e por interesse, não por ordem de chegada. Numa mesa de dez, três pessoas falam e sete ouvem; se o seu diretor comercial fica numa mesa só com gente de suporte, não fala com ninguém durante duas horas. Junte quem já tem assunto e espalhe quem faz conversa com estranhos: é essa mistura que faz a mesa andar.

Reparta os anfitriões como se reparte o pão: um por mesa, alguém seu em cada uma. E deixe duas cadeiras livres por sala, não por mesa — é a folga para o fornecedor que fica para o jantar ou para o cliente que aparece com acompanhante.

O plano de mesas não se envia por mensagem na véspera: fica onde a pessoa confirmou.

O que se muda sem reimprimir nada

O que fica publicado é uma página do evento, não um PDF nem uma imagem. Muda-se a hora do discurso das 20h00 para as 19h30, troca-se de sala, ajusta-se o código de vestuário ou corrige-se uma frase — e quem já tem o link vê a versão nova, no mesmo endereço. Ninguém volta a confirmar nada e não há sobres para reenviar. Também não há aplicação para instalar: abre-se o link no navegador do telefone ou do computador e responde-se dali. Escolha um design, teste-o grátis e personalize o lugar, a hora e a frase antes de enviar o link à sua lista.