Convite de evento corporativo: dados imprescindíveis

São 8h55 e há um carro parado em frente à cancela do parque. O condutor tem o convite aberto no telemóvel e só lá encontra a morada. O número da porta? Não. O piso do parque? Não. Como se valida o bilhete? Também não. A cancela continua fechada e o evento começa dentro de cinco minutos.

Quase todos os convites de evento corporativo resolvem o essencial —data, hora e morada— e deixam cair cinco dados pequenos que acabam a custar chamadas. Esta é a lista deles e a forma de os escrever uma vez, bem.

Os cinco dados que ficam sempre de fora

Não é uma questão de design. É informação prática: a que faz com que ninguém tenha de ligar. Estacionamento, wifi, política de fotos, hora real de fecho e se o convite é pessoal ou extensível a acompanhante. Os quatro primeiros vão em baixo; o último decide quem aparece à porta sem ter confirmado.

• Estacionamento: não basta «há parque». Falta a porta, o piso, se a cancela abre com código e se o bilhete se valida na receção.
• Wifi: a rede e a palavra-passe perguntam-se no elevador, não no balcão de entrada. Ponham-nas visíveis junto à morada.
• Política de fotos: digam se se pode fotografar a sala, se há oradores ou clientes que não devem aparecer e se haverá fotógrafo.
• Hora real de fecho: não é o mesmo «fim do programa» que «fecho do espaço», e é este o dado que decide quem pede táxi.

Estacionamento e chegada: o dado das 8h55

Se o parque é pago, escrevam o valor aproximado e como se valida. Um «pergunta na receção» gera fila na cancela exatamente quando o evento começa.

Acrescentem a porta exata e o nome do edifício. Em zonas industriais com naves iguais, «a avenida principal» não chega: é preciso o número e a entrada de peões. E pensem em quem chega de metro ou de comboio —a paragem, a saída certa e os minutos a pé resolvem mais dúvidas do que um mapa sem referências.

Um convite que responde antes de a pergunta ser feita poupa telefonemas.

A hora real de fecho e o que vem depois

Separem duas horas: quando acaba o programa e quando fecha o espaço. A segunda é a que interessa a quem conduz duas horas de volta. Se há bar aberto, escrevam a hora da última chamada —um «até aguentarmos» não ajuda ninguém a organizar-se. E digam se há transporte de regresso ou zona de táxis perto, e se o bengaleiro fecha antes da sala: são os dois detalhes que se perguntam à porta.

Onde escrever isto e como mantê-lo atualizado

Uma página própria do evento, com cenas encadeadas —chegada, jantar, brinde e fecho— resolve isto. A cena da chegada leva o estacionamento e o wifi; a última leva a hora real de fecho. As confirmações podem ficar dentro da mesma página, com as perguntas que vocês configurarem, e chegam numa lista ordenada em vez de espalhadas por mensagens.

Antes de enviar, abram o convite como se fossem convidados: procurem o estacionamento, o wifi e a hora de fecho no telemóvel e contem quanto tempo demoram a encontrá-los. Se faltar algum, vão acabar a explicá-lo ao telefone uma e outra vez. Com uma página de Send The Joy (29,99 EUR, pagamento único) mudam esse dado no browser, o link continua o mesmo e os convidados veem logo a versão atualizada.