Convite de cocktail de pé: 5 erros no evento corporativo

São 20h15 e há meia dúzia de pessoas no terraço com um copo na mão. Ninguém sabe se há mesa, se o jantar é aquilo ou se ainda vem comida a sério. Uns perguntam a quem está na porta, outros espreitam a sala vazia, e a resposta é sempre a mesma: «acho que é de pé». O convite dizia «cocktail» e ficou por aí.

Um cocktail de pé não se improvisa. Ou o convite diz o que vai acontecer — quantas passagens de comida, se há mesas, a que horas se brinda — ou cada convidado decide por si, e a noite começa com vinte pessoas à procura de cadeiras que não existem.

Cocktail de pé: o que o convite do evento corporativo tem de dizer

A palavra «cocktail» pode significar três coisas muito diferentes: copo e canapés de pé, estações de comida espalhadas pela sala, ou jantar sentado depois do aperitivo. O convite tem de escolher uma e escrevê-la com essas palavras. Quem não sabe se há mesa prepara-se para jantar: chega com fome, procura uma cadeira e acaba a noite com o prato na mão.

• Formato do serviço: cocktail de pé, estações de comida ou jantar sentado.
• Se o cocktail é a refeição completa, digam-no: «quatro passagens de canapés e bar até às 23h».
• Se é só um aperitivo, avisem também, para cada um decidir se come antes ou depois.
• Uma linha resolve a dúvida: «serviço de pé, sem mesas atribuídas».

Código de vestimenta sem exemplo não serve

«Cocktail» lê-se de formas muito diferentes dentro da mesma empresa. A direção aparece de gravata, quem trabalha na parte técnica aparece de blazer sem gravata, e alguém que venha de outro evento aparece de vestido longo. Uma referência concreta fecha a dúvida antes de alguém a escrever por email.

Em vez de uma etiqueta, deem um detalhe físico: «traje de cocktail, com sapatos fechados, o terraço é de pedra». E se houver parte ao ar livre ou ar condicionado forte, digam isso também: «o terraço usa-se até às 22h, vale a pena levar um casaco leve». É a informação que ninguém pergunta em voz alta e de que todos precisam.

O convite não decora o evento: é ele que diz se há mesa, o que vestir e a que horas se brinda.

A hora de abertura não é a hora do brinde

O erro mais comum é escrever só «20h» e o discurso da direção começar com metade da sala ainda no elevador. Separem os dois momentos: «abertura de portas» e «brinde e palavras». Num cocktail de pé as pessoas chegam a conta-gotas, por isso deixem claro até quando se pode entrar e se há um momento que não vale a pena perder, como a entrega de um reconhecimento. Se o evento é fora da cidade ou num edifício grande, juntem a referência de acesso: «última entrada no parque de estacionamento às 20h45» ou «o salão fica no 12.º andar, é preciso registar-se na entrada».

O RSVP e o link que se corrige sozinho

Um formulário de confirmação dentro do próprio convite junta as respostas numa lista organizada, em vez de as espalhar por mensagens, chamadas e emails perdidos. As perguntas configuram-se, e quanto menos campos houver, mais respostas chegam: nome, se vem e se traz acompanhante é o que basta para fechar o número de copos. E se na véspera mudar a sala, a hora ou uma frase, edita-se no mesmo link. Ninguém recebe um segundo convite, todos veem a versão atualizada, e não é preciso instalar nada para abrir a página. Se alguém da direção quiser uma cópia em papel, imprime-se essa: o link corrige-se, o papel não. Comecem por escolher um design.