Convite digital vs Google Forms no evento corporativo

São 19h05 e a fila na entrada ainda não anda. Em cima da mesa há um portátil aberto numa folha com 140 linhas do Google Forms, e quem recebe tem de encontrar cada nome, marcar a caixa e cumprimentar ao mesmo tempo. Ninguém montou aquilo para ser uma porta: montou-se para recolher respostas. Um convite digital para evento corporativo faz o mesmo trabalho por outra ordem — abrem o catálogo, escolhem um design e publicam hoje a página do evento, com o link e as confirmações no mesmo sítio.

A comparação abaixo não serve para decidir qual das duas ferramentas é melhor. Serve para ver o que acontece entre o 'sim' de alguém e o momento em que essa pessoa chega à porta.

Google Forms recolhe respostas; o convite digital abre a porta

O formulário acaba numa lista de nomes e horas, e alguém tem de a traduzir em cumprimentos e cartões de identificação. O convite digital é uma página web do próprio evento: o convidado abre o link no telefone, vê a hora e o lugar, e confirma ali mesmo, sem sair da página nem instalar nada.

• O link abre numa página do evento, com data, hora e lugar — não numa lista de perguntas.
• Se a hora mudar, editam a página e o endereço do link continua o mesmo: não é preciso reenviar um email com 'correção'.
• As confirmações ficam dentro da própria página, numa lista ordenada, não numa folha com colunas a mais.
• O convidado não instala aplicações: abre no navegador do telefone e responde.

O que os convites digitais para evento corporativo mostram e um formulário não

Uma folha de respostas é uma linha por pessoa. Uma página de evento é uma sequência de cenas — Limiar de cal, Memória do pátio, Jantar comprido, Último baile — que se personalizam com textos e fotos. Dá para usar até 6 fotos próprias, escolher qual delas é a portada, substituí-la mais tarde e acrescentar música.

As confirmações aparecem dentro da própria página, numa lista ordenada, e as perguntas do RSVP configuram-se dali. Não é preciso andar a pedir respostas por WhatsApp a quem se esqueceu de abrir o link.

Um formulário diz quem respondeu que sim. Um convite digital mostra a essa pessoa onde fica a porta.

Convite digital frente ao Google Forms: três testes antes de decidir

Antes de mandar o link a 140 pessoas, mandem-no a três colegas. Se perceberem onde se confirma sem perguntar nada, funciona. Se for preciso explicar, ainda não está pronto.

• Abram o link num telefone verdadeiro e confirmem em menos de um minuto.
• Mudem a hora e o lugar no rascunho: o endereço tem de continuar igual.
• Vejam se o RSVP chega numa lista ordenada ou numa folha com colunas duplicadas.
• Confirmem se podem marcar uma foto como portada e trocá-la depois.
• Decidam se faz falta papel para arquivo: se sim, imprimam só umas poucas cópias e partilhem o link com todos.

Quando o Google Forms basta e quando o evento pede um convite digital

Numa reunião interna de 20 minutos, em que só interessa saber quantas cadeiras ocupar, um formulário simples chega. Quando há uma porta, nomes, código de vestimenta e uma hora que ainda pode mudar, o convite digital arruma melhor o trabalho.

Código de vestimenta, mapa e frase de boas-vindas vivem na mesma página e editam-se sem reenviar envelopes. Se alguém quiser guardar o convite em papel, a solução sensata é combinar as duas coisas: link para todos e umas poucas cópias impressas para quem as for arquivar.

Se o evento é corporativo e a entrada tem de estar ordenada, comecem pelo catálogo: escolham um design, testem a portada à borla e publiquem quando estiverem seguros. A publicação devolve-vos um link — e as respostas passam a chegar ali, não ao telefone de ninguém.