Convite digital: realidade aumentada em evento corporativo

Faltam três semanas para o jantar anual da empresa e alguém sugere realidade aumentada: um efeito que aparece no telefone quando o convidado abre o convite. A ideia é boa. Só que a lista de 200 pessoas continua a fazer as mesmas três perguntas: a que horas é, onde fica e até quando se confirma.

Um convite digital com realidade aumentada num evento corporativo pode funcionar, mas começa por resolver o básico. Dá para escolher um design no catálogo, escrever os dados e enviar o link hoje mesmo; as confirmações chegam dentro do próprio convite. A camada do efeito vem depois, e só se fizer sentido.

Realidade aumentada em evento corporativo: entra pelo telefone, não pelo cartão

Ninguém instala uma app para ver um efeito. Se o link não abrir no navegador, o convidado deixa para depois e não volta a abrir. A versão que se usa em eventos de empresa é a que se ativa ao apontar o telefone: um QR na porta da sala abre a cena do encontro, com a hora e a foto da equipa.

• Se o efeito exige óculos ou uma descarga antes de abrir, fica no stand da feira: o link é a única coisa que chega sem atrito a 200 e-mails.
• Apontar o telefone para um QR na porta da sala é o gesto que já se faz sem pensar; instalar uma app é o gesto que ninguém faz.
• O convite não precisa de efeito nenhum para funcionar. O efeito é um extra, não a base.
• Se o efeito não explica nada que não se veja, é despesa.

O que nenhum efeito resolve: a hora, o lugar e o RSVP

Passar o jantar das 20h para as 20h30 é a alteração mais comum num evento de empresa. Com um link, o convite já está atualizado e ninguém tem de reenviar nada. O mesmo vale para o mapa, o código de vestimenta ou a frase da abertura.

As perguntas da confirmação configuram-se uma a uma: se a pessoa vem ao jantar e o nome de quem a acompanha. As respostas chegam numa lista ordenada dentro do convite, em vez de uma fila de mensagens soltas com 'eu vou, mas chego tarde'.

A realidade aumentada pode esperar pelo dia do evento. O que os convidados precisam hoje é de um link que diga a hora, o lugar e onde confirmar.

Convite digital: cenas encadeadas em vez de um PDF

O convite é uma página web própria, não um anexo que se perde entre e-mails. Envia-se com um link, um QR ou uma mensagem, e abre em qualquer navegador. Monta-se por cenas com nome próprio — abertura, memória da equipa, jantar longo, último brinde —, cada uma com os seus textos e as suas fotos.

São até 6 fotos próprias que se encaixam sozinhas no molde: pode marcar qual é a da abertura e substituir qualquer outra mais tarde, sem refazer o design. Comprar desbloqueia todas as cenas; antes disso dá para testar de graça, editando só a abertura. Se na lista houver pessoas de mais de um país, o conteúdo pode configurar-se por idioma.

Quando a realidade aumentada soma e quando é só despesa

Soma num lançamento de produto ou num stand, onde o convidado já está com o telefone na mão e o efeito explica algo que não se vê à primeira vista. Não soma no jantar anual da empresa, onde a pessoa só quer confirmar, saber a hora exata e reconhecer o local no mapa. E convém dizê-lo com clareza: o convite é digital e não imprime papel. Se alguém quiser guardar um cartão, o sensato é juntar o link para todos com meia dúzia de cópias impressas.

Para quem organiza um evento de empresa, a realidade aumentada pode ficar para o dia do evento. O que os convidados precisam agora é de um convite claro, editável e que confirme sozinho. Um convite digital da Send The Joy custa 29,99 EUR, dá para testar de graça e fica publicado antes da próxima reunião de equipa.