Convite digital: preço para evento corporativo de 300

Terça-feira, nove da manhã, e chegam 300 pessoas ao mesmo tempo. Na mesa de credenciação há uma lista impressa, dois tablets e alguém a procurar o nome de um convidado que confirmou por mensagem em janeiro. É aí que o preço de um convite digital para evento corporativo com 300 convidados deixa de ser uma conversa sobre design e passa a ser uma conversa sobre operação. Podem criar e enviar o vosso hoje mesmo a partir do catálogo, mas primeiro vale a pena perceber o que estão a pagar.

Dois convites digitais com o mesmo aspeto podem ter preços muito diferentes. A diferença raramente está na arte: está no que vem depois — quem gere os acessos, quem corre atrás das confirmações e quem atualiza a lista quando alguém desiste. Separem essas três coisas e o orçamento começa a fazer sentido.

Quanto custa um convite digital para um evento corporativo com 300 convidados

A peça é a mesma para 30 ou para 300 pessoas: entrega-se uma vez, num link. O que muda é a fatura, e ela costuma ter três linhas. Peçam o orçamento aberto assim: peça (design), plataforma (envio e recolha de respostas) e operação (acessos, confirmações, imprevistos do dia). Se vos chegarem com um total único e sem detalhe, desconfiem: num evento de 300 pessoas o grosso raramente é o design.

• Design: entrega-se uma vez. Não há tiragem nem reimpressão se, duas semanas antes, mudar a hora ou o dress code.
• Plataforma: normalmente cobrada por evento ou por subscrição anual. Peçam por escrito se o link caduca no dia ou se fica vivo para dúvidas posteriores.
• Operação: confirmar 300 nomes, responder a mensagens uma a uma e manter a lista em dia. É trabalho de horas — de alguém.
• Acessos: se houver credenciação à porta, é módulo à parte. Perguntem quantas portas e quantos utilizadores entram no preço.

O que se paga de verdade num convite digital corporativo

O design fecha-se no momento em que entregam o link. Não há armazém, nem sobras, nem segunda impressão porque o mapa estava desatualizado. A plataforma é a segunda linha: envio, alojamento da página e recolha das respostas. Perguntem se o link fica ativo depois do evento, porque as dúvidas de última hora aparecem na véspera e no próprio dia.

A operação é a linha que quase nunca aparece no primeiro email. Acreditar 300 pessoas numa terça às 9:00 exige pessoal, credenciais e uma lista fiável, e isso cobra-se sempre à parte do design. Confirmar 300 pessoas por mensagem, uma a uma, são horas de alguém: se o fornecedor as incluir, repercute-as na fatura; se não, pagam vocês em tempo. Se o vosso evento não precisa de credenciação, digam isso logo no início — tirar esse módulo muda o total mais do que mudar de tipografia.

Num evento com 300 convidados, o design é quase sempre a linha mais pequena da fatura.

Onde encaixa um convite digital de 29,99 EUR com 300 convidados

Um convite digital da Send The Joy é uma página web do próprio evento: partilha-se com um link, um QR ou uma mensagem, e o convidado responde do telemóvel sem instalar nada. Podem mudar a hora, o local, o mapa ou o dress code sem reenviar coisa nenhuma — o link é o mesmo e todos veem a versão atualizada. As confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista organizada, e as perguntas do formulário são configuráveis. O conteúdo pode ser configurado por idioma, com 7 idiomas disponíveis, o que ajuda quando a lista de 300 inclui delegações de vários países. O que não faz: controlo de acessos, leitura de entradas e lembretes automáticos; isso contrata-se fora. São 29,99 EUR, pagamento único e sem subscrição: comecem por experimentar um design grátis no catálogo e decidam com os números à frente.