Convite digital: preço para evento corporativo

Uma empresa aluga três salas num centro de convenções: a plenária de manhã, duas salas de workshops depois do almoço e o foyer para o café. A responsável de eventos pede preço e a primeira pergunta que recebe é «quantas mesas?». Nenhuma. Num sítio destes não se conta por mesas de dez, conta-se por salas, acreditações e horários — e é exatamente aí que o preço de um convite digital para evento corporativo num centro de convenções se decide. Podes criar e enviar o teu hoje mesmo a partir do catálogo, mas convém arrumar estas contas antes.

O que pesa no valor não é o número de convidados nem os metros quadrados do recinto. É o trabalho de explicar a 220 pessoas onde têm de estar a cada hora do dia. Uma página com um link faz isso; um PDF colado a um email, não.

Quanto custa um convite digital para evento corporativo num centro de convenções

A resposta curta: 29,99 EUR, pagamento único, sem subscrição e sem custo por convidado a crescer quando o recinto fecha a lotação. A resposta útil: esse valor cobre uma página própria com o seu link, o seu QR e a lista de confirmações — e o resto do trabalho é teu, antes de publicar. Antes de pagar podes editar a portada em modo de teste; ao comprar desbloqueias todas as cenas do convite.

• O plano do recinto com o nome de cada sala, antes de pedir orçamento a quem quer que seja.
• A lista de idiomas em que a página tem de existir, um por um, sem «em inglês, talvez».
• As seis fotos já escolhidas: portada, plenária, jantar e três decorativas.
• As perguntas do formulário de confirmação escritas com calma, não na véspera.

O que dá trabalho e não aparece na fatura

Três coisas ocupam tempo e nenhuma delas é uma linha no orçamento: os idiomas, as fotos e as perguntas da confirmação. A página está em sete idiomas e o conteúdo configura-se por idioma, por isso um congresso com gente de quatro países obriga a escrever o mesmo parágrafo quatro vezes. Até seis fotos próprias entram no convite — portada e decorativas — e são essas que tens de escolher antes de pedir números. As perguntas do formulário de confirmação também se configuram; o que dá trabalho é decidir o que perguntar.

Do lado oposto, há coisas que parecem caras e não são. Mudar a hora, trocar a sala, corrigir o mapa ou o código de vestuário faz-se depois de publicar e o link continua o mesmo. Não há reimpressões nem segundos envelopes, porque não há envelopes nenhuns: quem tem o link vê sempre a versão atual. Se ninguém da equipa ficar responsável por essas correções, a página fica desatualizada na mesma — e aí o problema já não é o preço.

Um link, um QR e uma lista de confirmações: 29,99 EUR, pagamento único. O resto é preparar bem o que vai lá dentro.

Um preço fechado, sem contagem de pessoas

Muita gente chega à espera de uma tabela: 50 convidados, 150, 300. Não existe. O convite digital da Send The Joy custa 29,99 EUR, pagamento único, e o número de confirmações não mexe nesse valor. Também não há mensalidade a cair no mês seguinte ao evento. O que não está incluído é papel: a plataforma não imprime nem envia nada.

Convites digitais e papel: o que se compara mal num orçamento

Comparar um convite digital com 300 cartões impressos mais envio não é comparar o mesmo trabalho, nem o mesmo prazo de correção. Um PDF enviado por email também não é a mesma coisa: não se atualiza e, se a sala de um workshop mudar duas semanas antes, o convidado descobre por WhatsApp ou não descobre. A aplicação que ninguém instala resolve zero — os convidados abrem o link no navegador do telemóvel e confirmam dali, sem descarregar nada.

Se o cliente corporativo insistir em papel para a mesa da direção, a via sensata é combinar: link para todos e umas poucas cópias impressas para quem as vai guardar. E se o plano do recinto ainda não está fechado, faz a prova primeiro: edita a portada sem pagar, escreve o nome da tua sala e vê como fica antes de decidir com a cifra à frente.