Convite digital: erros num evento corporativo com imprensa

Faltam dois dias para a apresentação à imprensa e o telefone toca. Um jornalista diz que no link que recebeu a sessão começa às 11h30, não às 10h. Já escreveu a notícia com a hora antiga, porque o horário mudou duas vezes desde segunda-feira e as duas mudanças foram por mensagem, com um «não se esqueçam do novo horário» no fim. A saída não é reenviar tudo outra vez: o convite digital cria-se e envia-se hoje, a partir do catálogo, e a hora corrige-se depois.

Não é distração de quem escreve a notícia. É um erro clássico em qualquer convite digital de evento corporativo com imprensa: um link só para tudo e nenhuma forma de o atualizar. O jornalista cita o que viu, a empresa corrige por mensagem e o material embargado circula por engano. Esta guia é sobre isso — os erros que se repetem e a forma de os travar antes de enviar.

O primeiro erro do convite digital de evento corporativo com imprensa: um link para tudo

A nota de imprensa, o dossiê com o material embargado e a confirmação de presença não podem viver no mesmo endereço. Basta o jornalista reencaminhar a mensagem para a redação para que qualquer pessoa abra o que ainda estava sob embargo. E se a hora ou o local mudarem, o link continua a mostrar a versão antiga até alguém se lembrar de o substituir — nessa altura, metade da lista já confirmou com a informação errada.

• Separe o link da nota de imprensa do link da confirmação de presença: são públicos diferentes e devem ter endereços diferentes.
• Escreva a data e a hora do embargo no e-mail da nota; no convite fica só a informação prática do evento.
• Não junte jornalistas e convidados no mesmo grupo de WhatsApp: o primeiro reencaminhamento acaba com a exclusiva.
• Antes de enviar, abra o link no telefone como se fosse convidado e confirme hora, local e mapa.

Convites digitais frente ao PDF: o ficheiro fica velho à primeira correção

Um PDF enviado na segunda-feira com o programa e os horários fica desatualizado assim que alguém muda a ordem das intervenções. Depois é reenviar o ficheiro e esperar que ninguém abra a versão anterior. Com a imagem do convite que circula nas redes acontece o mesmo: a imprensa descarrega, publica, e o dado errado fica registado.

Há ainda a foto de capa. Se subir uma imagem do palco em montagem, ela fica visível no convite e pode ser publicada antes da apresentação. Num convite digital marca-se qual é a foto de capa e substitui-se mais tarde, sem enviar um link novo a ninguém: a página é a mesma, o conteúdo é que muda.

Um convite que se edita depois de enviado não precisa de pedir desculpa por uma hora errada.

Perguntas de confirmação que não identificam a imprensa

Pedir só «nome e presença» deixa de fora o meio, a função e a credencial, e no dia do evento há fila à porta. Num convite digital as perguntas do formulário de confirmação são configuráveis: acrescente um campo para o meio, outro para a credencial de imprensa e outro para o nome de quem vai cobrir. As respostas chegam numa lista ordenada, dentro da própria página, sem andar a caçar confirmações por mensagem. Se na véspera mudar a hora ou o local, edite o convite e o link mantém-se o mesmo — ninguém tem de reenviar nada nem corrigir o que já publicou. Custa 29,99 EUR, pagamento único, e monta-se hoje a partir do catálogo.