Convite digital: preço por convidado num evento corporativo

São 19h e há duas pessoas a limpar uma lista de convidados numa sala de reuniões em Madrid. O ficheiro tem 240 nomes, muitos herdados do ano anterior. A sala, essa, tem 90 lugares. O número que interessa para o orçamento não é 240: é 90. É daqui que sai o preço de um convite digital por assistente num evento corporativo em Madrid. E dá para tratar disto hoje: escolhes um design no catálogo, personalizas e envias o link no mesmo dia.

A conta é curta e não tem letra pequena. Um convite digital custa 29,99 EUR, pagamento único, sem subscrição. Dividido pelos assistentes que vão mesmo aparecer, o valor por cabeça deixa de ser um problema no orçamento.

Quanto custa um convite digital por convidado

O erro mais comum é dividir o custo pela lista e não pelas confirmações. Uma lista antiga inflaciona tudo: as tiragens, os envelopes, as horas ao telefone. Com uma página de evento, a divisão faz-se em dez segundos e o resultado é um número em que podes confiar.

• Divide pelos assistentes reais, não pelos nomes que gostarias de ter na sala.
• Com 29,99 EUR de pagamento único: 30 assistentes dão cerca de 1 EUR por pessoa; 150 assistentes, cerca de 0,20 EUR por cabeça.
• Soma as tardes de duas pessoas a responder a mensagens: também custam dinheiro, mesmo que não apareçam em nenhuma fatura.
• Conta as reimpressões e os reenvios, caso a hora ou o sítio mudem em cima da data.

Convite digital frente a convite de papel: a conta lado a lado

Num evento corporativo em Madrid é habitual haver três momentos de envio: o save the date, o convite e o lembrete. Em papel são três tiragens, três passagens pela gráfica e três custos de mensageria ou selos. Em digital é o mesmo link, atualizado por ti.

Depois há a parte que ninguém mete na folha de cálculo. O RSVP em papel volta por email ou por telefone e alguém tem de reconstruir a lista à mão. Aqui as confirmações chegam dentro da própria página, já ordenadas. E se mudar a hora, o sítio, o mapa ou o código de vestuário, editas no Joy Studio e os convidados veem a versão nova sem receberem um segundo envio.

O custo por assistente não se calcula com a lista de convidados. Calcula-se com quem aparece.

O que entra nos 29,99 EUR de um convite digital

Pagas uma vez e ficas com uma página web do evento: até 6 fotos tuas, música, textos com contador de caracteres e vista prévia imediata, e perguntas de confirmação configuráveis. Os convidados abrem o link no navegador, sem instalar aplicação nem criar conta. Os convites digitais não imprimem papel, e isso é melhor dizer-se já. Se precisares de dez cópias para guardar, a solução sensata é juntar o link para todos a essas poucas cópias.

Três decisões que baixam o custo por assistente

Primeira: depura a lista antes de enviar. Um link para 40 pessoas que vêm mesmo lê-se melhor do que um link para 400 contactos que ninguém abre. Segunda: usa um único link e um QR no ecrã da receção, e o mesmo cartaz serve para o welcome coffee e para o jantar. Terceira: decide design e textos de uma vez, com a vista prévia à frente, para não estares a refazer cenas na véspera.

Faz a conta com os teus números: assistentes confirmados, não nomes numa folha antiga. Podes começar agora — escolhe um design, edita a capa sem pagar e desbloqueia as restantes cenas só quando comprares.