Convite digital: preço para um congresso de 300 participantes

São oito e quarenta da manhã e a mesa de credenciação já tem fila. Alguém abre um computador, procura a lista certa e começa a escrever apelidos à mão enquanto 300 pessoas esperam de pé. Nada disto aparece no orçamento do congresso. O preço de um convite digital para 300 participantes resolve-se em minutos, e pode criá-lo e enviá-lo hoje mesmo a partir do catálogo, sem esperar por gráficas.

Um congresso não perde dinheiro no design. Perde-o em cada crachá que ninguém cobrou, em cada confirmação que ficou perdida num grupo de mensagens e em cada reimpressão porque a sala B passou a ser a sala A. Vale a pena fazer essa conta antes de decidir onde gastar.

O preço de um convite digital para um congresso de 300 participantes

Na Send The Joy o convite digital custa 29,99 EUR por convite, com pagamento único e sem subscrição. Dividido por 300 participantes, dá cerca de 10 cêntimos por pessoa — não é uma mensalidade que se renova. Não há tarifa por convidado nem por envio: o mesmo link segue num email interno, no grupo da organização ou num QR projetado na sala. Antes de pagar, dá para testar o design em modo de teste e editar a capa; ao comprar, desbloqueiam-se todas as cenas do convite, não só a primeira.

• Confirme o preço total antes de comparar: 29,99 EUR por convite, pagamento único, sem mensalidade nem custo por participante.
• Conte quantos links precisa de verdade: um por congresso costuma bastar, e o mesmo link é partilhado com os 300.
• Verifique se consegue editar depois do envio sem mudar o URL: a sede e a hora de um congresso mudam sempre.
• Decida antes que perguntas quer no formulário de confirmação e veja em que idiomas o convite se pode configurar, caso espere participantes de fora.

Convites digitais: perguntas e alterações resolvem-se antes da porta

As perguntas do formulário de confirmação configuram-se conforme o que precisa de saber, e as respostas chegam numa lista ordenada dentro do próprio convite. Deixa de haver «confirmas-me por mensagem?» repetido 300 vezes, uma a uma, e deixa de haver três caixas de email a juntar na manhã do congresso. Também vale a pena ser claro sobre o que o convite não faz: não recolhe alergias nem menus, não atribui mesas e não lê entradas na porta. Isso resolve-se com outra ferramenta.

Se o congresso passar do auditório para a sala plenária, edita-se o local e o mapa e o link mantém-se: os 300 convidados veem a versão atualizada sem receber um segundo email. Mudar a hora, o código de vestuário ou a frase de capa não obriga a reimprimir nem a reenviar nada. Também pode trocar uma fotografia ou marcar outra como capa depois do envio, e o link que já está nos emails da organização continua a funcionar.

A conta não se faz por convite: faz-se por crachá que ninguém cobrou e por confirmação que ninguém registou.

Porque é que um convite digital encaixa num congresso de 300 pessoas

É uma página web do evento, não um PDF nem uma imagem: abre no telemóvel, no tablet ou no computador do participante sem instalar nada. Partilha-se com um link, um QR ou uma mensagem, e o conteúdo pode ser configurado em português, espanhol, inglês, catalão, francês, italiano ou alemão — útil quando metade da sala vem de fora. Se uma parte dos 300 precisa de papel, a opção sensata é combinar: link para todos e umas quantas cópias impressas para a comissão organizadora ou para os oradores que as vão guardar. Um convite digital da Send The Joy fica em 29,99 EUR, edita-se as vezes que forem precisas e não obriga a voltar a imprimir nada.