Convite digital com patrocinadores: modelos que se editam

É quinta-feira, o evento é na terça e o patrocinador que faltava confirmou agora mesmo. Alguém abre o ficheiro feito na semana passada, refaz o cartaz e volta a enviar o anexo a duzentas pessoas. Um convite digital resolve isto noutro sítio: abre-se o editor, coloca-se o logotipo na cena dos patrocinadores, guarda-se, e o mesmo link já mostra a versão nova. Os modelos de convites digitais para eventos corporativos com patrocinadores existem para este tipo de imprevisto, e pode criar e enviar o seu hoje mesmo a partir do catálogo.

O problema raramente é o design. É o momento em que o cartaz já está impresso e alguém pergunta onde fica o logotipo de quem entrou no último dia. Numa página editável, essa pergunta resolve-se em dois minutos e ninguém tem de procurar um e-mail antigo entre trezentas mensagens.

Um PDF não aceita um patrocinador de última hora

Um ficheiro fechado é uma fotografia: no dia em que é enviado, deixa de acompanhar o evento. Se o patrocinador prateado confirma na quinta e o evento é na terça, alguém volta ao ficheiro original, exporta outra vez e reenvia. Numa página editável, o bloco de patrocinadores é mais uma cena: acrescenta-se o logotipo, guarda-se, e quem abrir o link vê a versão atualizada. Não há segunda mensagem nem ficheiro v2 na pasta partilhada.

• O logotipo chega em JPG pequeno ou sobre fundo branco? Substitui-se a foto decorativa dessa cena e o resto da página fica como está.
• O cartaz impresso que já está na porta da sala não muda. O link no telemóvel de cada convidado muda.
• Se o patrocinador principal só assina depois do envio, há um campo próprio para o nome dele, separado do nome do evento.
• Mudar a hora, o mapa ou o código de vestimenta não obriga a reenviar nada: quem abre o link vê a versão corrigida.

O que deve ter um convite digital com patrocinadores

Antes de escolher entre os designs do catálogo, olhe para a estrutura da página e não só para as cores. Um evento com patrocinadores precisa de lugares separados para cada informação e de margem para o logotipo que ainda não existe.

Campos separados para rótulo, nome do evento, data, frase e lugar são o mínimo: assim o nome comprido do patrocinador principal não desloca o título da capa. O contador de caracteres também conta — escreva «Patrocinado por X, Y e Z» no campo da frase e veja se cabe antes de publicar. Depois há as fotos: até 6 imagens próprias, com uma marcada como capa, para pôr o logotipo do organizador na abertura e o do patrocinador principal na cena do jantar. E as confirmações chegam dentro da própria página, numa lista ordenada, com as perguntas que configurar.

O patrocinador que chega a 48 horas não devia obrigar a refazer nada: o link é o mesmo, a página é que muda.

Como criar convites digitais para eventos corporativos com patrocinadores

O caminho é curto: escolher um design, testar a capa sem pagar, comprar por 29,99 EUR (pagamento único, sem subscrição), personalizar as cenas e publicar com um botão. Quem confirma a 48 horas entra depois, no mesmo link, e ninguém tem de reimprimir o cartaz da entrada. Se parte do comité quiser papel, a solução sensata é combinar: link para todos e umas poucas cópias impressas para quem as for guardar.