Convite digital: orçamento de inauguração de escritório

Faltam três semanas para a inauguração do escritório em Viena e o orçamento continua numa tabela sem uma única confirmação. Na reunião de segunda-feira alguém pergunta quantos vêm e ninguém sabe responder. Com um convite digital, criam a página do evento hoje mesmo: escolhem um design no catálogo, escrevem os dados, publicam e enviam o link. As confirmações chegam dentro da própria página, não ao grupo de mensagens da equipa.

O que desequilibra um orçamento de inauguração não é o preço do catering. É não saber quantos vêm. Tudo o que se calcula por pessoa — comida, bebida, cadeiras, pessoal — depende de um número que, sem RSVP, ninguém tem a tempo.

Orçamento de inauguração de escritório em Viena: a conta por convidado

Antes de pedirem orçamentos, separem o que é fixo do que é variável. O espaço, a música e a decoração pagam-se uma vez: são iguais com 40 ou com 80 pessoas. A comida, a bebida e o pessoal de serviço crescem com cada pessoa que entra pela porta. A conta que decide o total é essa: quanto custa cada convidado a mais. Se a sala custa 1.200 EUR e esperam 60 confirmados, são 20 EUR por cabeça só em espaço.

• Sala e espaço: dividam o valor total pelos confirmados. 1.200 EUR para 60 pessoas são 20 EUR por cabeça, antes de contar com comida e bebida.
• Comida e bebida: calculem por pessoa e deixem margem para quem não responde. Se convidam 80, orçamentem catering para 70.
• Pessoal de apoio e limpeza: somem por hora e por pessoa, não como um valor redondo que se esquece no fim.
• Convite digital com RSVP: 29,99 EUR por convite, pagamento único e sem subscrição. Fica na coluna dos custos fixos e não cresce com cada convidado.

Convite digital ou papel: onde está a diferença

Não existe um número universal de poupança: depende do papel que escolham, do que a gráfica cobra e do que custa o envio. O que se sabe de antemão é o preço do convite digital: 29,99 EUR por convite, pagamento único, sem subscrição. Sem envelopes, sem selos e sem reimpressões, e o valor não sobe se convidarem mais 20 pessoas.

Se quiserem ter papel para guardar, a opção sensata é combinar as duas coisas: link para todos e umas quantas cópias impressas para quem as vai arquivar. O convite digital é uma página web própria, não um PDF nem uma imagem. Partilha-se por link, QR ou mensagem; os convidados abrem no navegador, no telefone ou no computador, e respondem sem instalar nada.

Mudanças de última hora sem reimprimir nada

Se o brinde atrasar meia hora, mudam a hora no editor e o link continua igual. Depois de publicar, ainda podem ajustar o lugar, o mapa, o código de vestimenta ou a frase de boas-vindas: quem abrir o link vê a versão atualizada, sem sobres novos nem uma segunda mensagem a corrigir a primeira. A pré-visualização mostra o resultado antes de publicarem, e o editor funciona no navegador, sem instalar nada. Até 6 fotos próprias, música e as perguntas de RSVP configuram-se no mesmo editor.

O orçamento deixa de ser uma adivinha quando as confirmações chegam à própria página do convite.

RSVP na página, não no WhatsApp

Confirmem o custo da sala, fechem o catering com margem e escrevam o convite digital na coluna dos custos fixos. As respostas ficam numa lista ordenada dentro da página, com os campos de confirmação que escolherem, e ninguém tem de contar mensagens soltas para saber quem vem. Se alguém perder o link, reenviem-no: é sempre a mesma página. Comecem pelo catálogo, testem o design sem pagar e publiquem por 29,99 EUR.