Convite digital para jornada de portas abertas com turnos

Faltam três semanas para a jornada de portas abertas da empresa e o cartaz plastificado já está na portaria. Diz o dia e pouco mais: não diz o turno, não diz se é preciso inscrever-se, não diz a que horas começa a visita à nave. Quem chega às 9:00 fica a olhar para um A4 e liga para a receção. Um convite digital faz esse trabalho numa página só — e podem criá-lo e enviá-lo hoje mesmo, a partir do catálogo.

A diferença não é de estilo. É a diferença entre deixar o programa entregue a quem está na portaria, a repeti-lo pessoa a pessoa, ou tê-lo escrito num sítio que toda a gente lê antes de sair de casa.

O cartaz na portaria não responde à pergunta que todos fazem

Um A4 plastificado diz “jornada de portas abertas” e fica por aí. Se às 11:00 a demonstração passa da sala A para a nave 2, o cartaz continua a mentir e alguém tem de explicar a mudança à porta, um visitante de cada vez. O folheto impresso tem o mesmo defeito: sai da impressora já desatualizado.

• Turno com hora certa e público definido: 10:00 famílias, 12:30 imprensa, 17:00 clientes.
• Ponto de encontro e percurso escrito: receção, sala de demonstração, nave e saída.
• Quem revê a lista de confirmações todas as manhãs, com nome e telemóvel dessa pessoa.
• QR impresso na porta e no email interno, a apontar sempre para o mesmo link.

Convite digital para jornada de portas abertas: turnos, aforo e QR

Escrevem os turnos com hora certa e um rótulo por público: 10:00 famílias, 12:30 imprensa, 17:00 clientes. Cada pessoa lê o seu turno na primeira página do convite, antes de confirmar, e a pergunta “a que horas é a minha visita?” deixa de cair na receção. Quem tem dúvidas pergunta antes do dia — que é exatamente quando ainda dá para resolver.

Quantas pessoas cabem em cada turno decidem vocês. O convite não fecha vagas sozinho: mostra as confirmações numa lista ordenada e alguém tem de a rever de manhã, antes de abrir a porta. E o QR não é um bilhete para validar num portão — abre o convite no navegador do telemóvel, para quem está na portaria ou para o email interno chegar sempre à mesma página.

Um cartaz informa. Um convite digital organiza o dia antes de o dia começar.

Quando o papel ainda faz sentido

Para a vitrina da entrada, para a direção ou para quem vai guardar o convite: três ou quatro cópias impressas, não duzentas. O convite digital não imprime nem envia papel, por isso esse lote trata-se na copiadora do bairro ou na gráfica de sempre. O resto recebe o link por email interno ou pelo grupo da equipa, abre no navegador e confirma do telemóvel sem instalar nada.

Como criar convites digitais para uma jornada de portas abertas de empresa

Escolhem um design na coleção, testam grátis e personalizam no editor do navegador: textos, até seis fotos, música e as perguntas de confirmação que vão mesmo usar. Publicam com um botão e o link fica sempre igual — se na véspera mudarem a hora ou o ponto de encontro, quem abrir o link vê a versão atualizada, sem reenviar nada. São 29,99 EUR, pagamento único. Comecem pelo design: é a peça que decide o resto da página.